طراحی ست اداری
نکات عالی برای طراحی ست اداری
طراحی ،تفکر هوشمندانه‌ای است که قابلیت رؤیت پیداکرده است. در روز ممکن است مراودات اداری بسیاری داشته باشید و از طرفی هم می‌خواهید نشان دهید که یک شرکت سازمان‌یافته‌ای هستید پس‌نیاز است این ذهنیت را به تصویر بکشید و به آن عینیت ببخشید. نامه و یا کارتی که از طرف مجموعه و یا شخص شما برای فرد یا سازمانی ارسال می‌شود در حقیقت ابزاری است که به‌جای شما شروع به سخن گفتن می‌کند، پس هیچ‌گاه ساده از آن نگذرید.
اوراق اداری شما سفیری است که از طرف سازمانتان به مأموریت‌های مختلف فرستاده می‌شود تا ارزش ذهنی سازمان شمارا بالا ببرد.
برند هر شرکت هویت آن شرکت است. طراحیِ این هویت بر اساس نوع خدمات یا محصولات شرکت، شعاری که یک شرکت به وسیله آن معروف می‌شود و دیگر موارد شرکت انجام می‌شود. ست اداری ابزار بازاریابی است نه یک ابزار اداری! چراکه شرکت‌ها همواره در حال ارتباط با مشتریان هستند.اولین عاملی که در بازاریابی مهم است، شخصیت شرکت شماست و آنچه هنگام حضور مشتری در شرکت دیده می‌شود. شما به‌وسیله ست اداری اعتماد مشتری تجاری خود را به دست می‌آورید. اما فرآیند این جلب اعتماد چگونه در طراحی ست اداری سازمانی شما بوجود می‌آید. اینفوگرافیک زیر می‌تواتد نقشه راه را به شما نشان دهد:
اینفوگرافیک فرآیند طراحی ست اداری
مجموعه ابزاری مانند کارت ویزیت، کارت‌های اعتباری و پرسنلی، سربرگ و پاکت نامه، لیبل وسایل مشابه، کاغذ یادداشت و وسایلی که می‌توان روی آن‌ها طراحی اعمال کرد، ست اداری است نوع طراحی روی این ابزار ارتباطی، شخصیت و هویت سازمانی شما را در ذهن افراد شکل می‌دهند.
کارت ویزیت ست اداری:
- معمولاً ابعاد استاندارد کارت ویزیت ۵×۹ سانتیمتر است و نوع مقوای این کارت و نوع نوشتار (عمودی یا افقی بودن) سلیقه‌ای است؛ اما اگر از مقواهای با وزن بالا و قطورتر که روی آن‌ها گلاسه کشیده شده استفاده شود، شکیل‌تر است.
- آنچه در طراحی کارت ویزیت ست اداری باید قید شود نویسه (با فونت دوازده نه بیشتر)، علامت تجاری و نام تجاری و همچنین نوع فعالیت شرکت به‌طور مختصر و مفید که از فونت‌های گوناگون می‌توانید استفاده کنید ولی بیشتر از سه نوع فونت نباشد.
- به یاد داشته باشید نباید تمام قسمت‌های کارت ویزیت در ست اداری پر از نوشته و اشکال باشد به دلیل اینکه وقتی کارت را به مشتری می‌دهید، انگشت شما روی نوشته‌ها یا اشکال قرار نگیرد. بقیه انواع طراحی مانند افزودن عکس پرسنلی و ابعاد یا شکل کارت بسته به سلیقه است.
کارت‌های پرسنلی ست اداری:
- کارت‌های پرسنلی معمولاً دارای چیدمان خاصی هستند. عناصری مانند عکس پرسنلی، فونت مناسب، تصویر پس‌زمینه، آرم یا لوگوی شرکت باید در کنار هم طوری چیده شوند که شکیل به نظر بیایند.
- عکس پرسنلی در سمت راست کارت و یا در وسط قرار گیرد و در سمت چپ کارت، کد پرسنلی و اطلاعات هویتی صاحب عکس طراحی شود.
اگر مایل به استفاده از فضای پشت کارت بودید، با توجه به اینکه کارت پرسنلی به مشخصات شخص نیاز دارد، می‌توانید گروه خونی شخص صاحب عکس را قید کنید.
سربرگ ست اداری:
- همان برگه‌ای است که در قطع A4 (در اولویت) یا A5 برای نامه‌نگاری استفاده می‌شود و برای طراحی آن باید کلیه مواردی که ذکر می‌شوند با فاصله یک تا یک و نیم سانت از لبه‌های کاغذِ سربرگ طراحی شوند.
- در بالای برگه آرم (محل قرار دادن آرم نباید به کاربری سربرگ شما لطمه‌ای وارد کند)، شماره، تاریخ نامه، پیوست و در پایین برگه آدرس (با چیدمان نوشتار راست‌چین، وسط‌چین، چپ‌چین یا حتی نامنظم)، شماره تلفن، فکس، ایمیل قرار دهید.
- یادتان باشد این‌ها از ضروریات هستند و افزودن بقیه موارد مانند آدرس شبکه‌های اجتماعی، سلیقه‌ای است.
- بهتر است از هر فونتی در تبلیغاتتان استفاده کرده‌اید، از همان فونت هم در سربرگ و پاکت نامه استفاده کنید تا حس هماهنگی بیشتری به مشتری بدهد.(استفاده از فونت سازمانی)
پاکت نامه ست اداری:
پاکت نامه استاندارد معمولاً به اندازه یک‌سوم ابعاد سربرگ بعلاوه شش میلی‌متر است؛ و طراحی آن باید به صورت زیر انجام شود.
- روی پاکت آرم شرکت (سمت چپ بالای پاکت)
- آدرس، کد پستی، فکس و تلفن، وب‌سایت و ایمیل (همگی در سمت چپ پایین پاکت نامه) و نوشتار به‌طور افقی باشد.
لیبل در ست اداری:
طراحی لیبل در ست اداری می‌تواند سلیقه‌ای باشد و استاندارد خاصی ندارد. مهم‌ترین موردی که باید رعایت کنید، لوگو و برند شرکت است که باید بزرگ‌تر از بقیه قسمت‌های لیبل در نظر گرفته شود. ذکر تلفن و فکس نیز می‌تواند ضروری باشد.
اوراق اداری درواقع یکی از نقاط تماس سازمان شما با دنیای بیرون است هرچقدر این نقاط‌های تماس یکپارچگی داشته باشند مخاطبان به‌راحتی می‌توانند نام و نشان شمارا در ذهن خودشان ثبت کنند. بسیاری از سازمان‌ها حساسیت زیادی در طراحی لوگو به خرج می‌دهند ولی هنگامی‌که نوبت به طراحی اوراق اداری می‌رسد از آن به‌سادگی عبور می‌کنند.