کوچینگ توسعه فردی در بیزنس آرمانی
(مدیریت زمان قسمت دوم)
TIME MANAGEMENT
تعریف اهمال کاری چیست؟
اهمال کاری یا Procrastination در ساده ترین شکل آن، تعلل ورزیدن در انجام کارها و به تاخیر انداختن کارهاست.
قبل از اینکه اصطلاح اهمال کاری در ادبیات رفتارشناسی رواج پیدا کند، از اصطلاح به تأخیر انداختن توجیه‌ناپذیر یا Irrational Delay استفاده می‌شد.
اما امروزه تقریباً همه جا اصطلاح Procrastination یا اهمال کاری یا به تعویق انداختن به کار برده میشود.
یک شکل ساده از تعریف اهمال کاری به صورت زیر است:
اهمال کاری یعنی اینکه کارهای ضروری را عقب بیندازیم و ترجیح دهیم که ابتدا به سراغ کارهایی با ضرورت کمتر برویم.
به بیان دیگر، کارهایی که لذت انجام‌شان بیشتر یا رنج انجام دادن‌شان کمتر است را در فهرست فعالیتهای خود – مستقل از اهمیت و ضرورت واقعی آنها – در اولویت قرار دهیم.
شاید بتوان یکی از ریشه های اهمال کاری را همان چیزی دانست که فروید، اصل لذت یا Pleasure Principle می‌نامد.
اینکه انسانها به جای اینکه به اثرات بلندمدت تصمیم‌ها و رفتارهای خود فکر کنند، به صورت کاملاً غریزی ترجیح میدهند رفتارهای لذت آفرین را انجام داده و از رفتارهای رنج آور دوری کنند (+).
در کنار اصل لذت، این را هم میدانیم که بر اساس مطالعات دن گیلبرت، انسان در شبیه سازی و تخمین آینده خطاهای زیادی دارد و نمی‌تواند به درستی حدس بزند که وقتی کار امروز را به فردا می‌اندازد، فردا چه احساسی را تجربه خواهد کرد.
شاید اگر می‌توانست تلخی و سختی احساس فردا را به درستی پیش بینی کند، کارهایش را در زمان مناسب انجام می‌داد و به سمت اهمال کاری نمی‌رفت.
اگر به دنبال شکل ساده‌ای از تعریف اهمال کاری هستید، احتمالاً تعریف گرگوری شراو (Gregory Shraw) میتواند گزینه‌ی خوبی باشد.
البته او و همکارانش اهمال کاری در محیط دانشگاهی را بررسی کردند؛ اما تعریف‌شان در حوزه‌های دیگر هم قابل استفاده است
اهمال کاری و به تعویق انداختن را زمانی می‌توان به عنوان یک مشکل و اختلال رفتاری مورد توجه جدی قرار داد که سه ویژگی زیر را داشته باشد:
موجب کاهش کارایی شود.
در کارها و فعالیتهای ضروری هم وجود داشته باشد.
در کل موجب تاخیر در انجام فعالیتها شود.
به عبارتی اگر شما باید تا فردا یک هدیه برای تولد دوستتان بخرید و امروز هم جمعه هست و کار دیگری ندارید، عقب انداختن خرید هدیه از صبح به ظهر یا عصر – حتی اگر به نیت استراحت بیشتر باشد – مصداقی از اهمال کاری نیست.
اما اگر در دانشگاه هستید و برای خودتان می‌چرخید و در و دیوار را نگاه می‌کنید و در همان حال دوستانتان منتظر هستند که به سراغشان بروید و انجام پروژه درسی را آغاز کنید، باید بپذیرید که به صورت جدی گرفتار اهمال کاری هستید.
تبعات منفی زیادی برای اهمال کاری شمرده شده است که از جمله آنها می‌توان به استرس، اضطراب، احساس گناه، ایجاد بحران یا تصور وجود بحران، کاهش سلامت و همینطور کاهش خروجی مفید و بهره وری اشاره کرد.
آیا شما هم گرفتار اهمال کاری هستید؟
شاید هم‌اکنون که در حال خواندن این درس هستید، قرار بوده تکالیف دانشگاهی خود را انجام دهید.
شاید هم قرار بوده به همراه خانواده بیرون بروید و قدم بزنید؛ یا اینکه باید دوش بگیرید.
اما خواندن این نوشته را بهانه کرده‌اید تا فرصتی برای فرار کردن به دست بیاورید. گریختن از وظیفه‌ای که دیر یا زود به هر حال باید آن را به انجام برسانید.
طی سال‌های اخیر، برنامه ریزی و هدف گذاری به یکی از بحث‌های متداول در کتابها، روزنامه‌ها و مراکز آموزشی تبدیل شده است.
کمتر کسی را می‌توان یافت که اهمیت برنامه ریزی را نپذیرد؛ البته کمتر کسی را هم می‌توانید بیابید که در مهارت برنامه ریزی توانمند باشد و بتواند به برنامه هایی که برای خود تعیین و ترسیم کرده، عمل کند.
در واقع به نظر می‌رسد به جای تمرکز بیش از حد روی برنامه ریزی و اهمیت آن، مفیدتر خواهد بود اگر به این پرسش بپردازیم که چرا با وجودی که معمولاً میدانیم چه باید بکنیم و نیز میدانیم که به هر حال باید کارهای مشخصی را انجام دهیم، هم چنان ترجیح می‌دهیم کارها را تا حد ممکن عقب بیندازیم.
این همان Procrastination (کار امروز را به فردا انداختن) است. رفتاری که در زبان فارسی، اصطلاحات به تعویق انداختن، فرار از عمل و اهمال کاریبه عنوان معادل آن به‌کار برده میشود.
گزارش‌هایی که درباره اهمال کاری و به تعویق انداختن منتشر شده‌اند، بسته به گروه مورد مطالعه، تفاوت‌هایی دارند.
با این‌حال، نکات مشترک بسیاری هم بین آنها وجود دارد که توجه به آن نکات، میتواند به درک بهتر Procrastination یا اهمال کاری کمک کند.
اگر چه برخی از مطرح‌ترین مطالعات در زمینه اهمال کاری بر روی دانشجویان در محیط دانشگاهی انجام شده، اما نتایج آنها هم‌چنان حاوی نکات آموزنده‌ی بسیاری است (گزارش پیرس استیل).
به عنوان مثال، با وجودی که از نگاه بیرونی (مثلاً خانواده یا استاد)، حدود ۹۵٪ دانشجویان اهل اهمال کاری هستند، وقتی با خود آنها صحبت شده، حدود ۷۵٪ از دانشجویان اهمال کار بودن خود را پذیرفته‌اند.
تقریباً۵۰٪ از دانشجویان بر این باور بوده‌اند که اهمال کاری واقعاً برای آنها یک مشکل است و حدود یک سوم کارهایی که یک دانشجوی معمولی انجام میدهد، مربوط به گذشته بوده و اکنون پس از اهمال کاری و به تعویق انداختن مشغول آن‌هاست.
ضمن این که حدود ۲۰٪ دانشجویانی که مورد مطالعه قرار گرفته‌اند، به صورت مزمن گرفتار بیماری به‌تعویق‌انداختن هستند.
تأخیر در انجام تمرین‌ها، واگذار کردن مطالعه برای شب امتحان، به تأخیر انداختن تماس‌های تلفنی ضروری و سرگرم شدن بیش از حد به ورزش یا گوش دادن به موسیقی با بهانه‌ی تمرکز و ریلکس شدن، تنها نمونه‌هایی از رفتارهای اهمال‌کارانه هستند.
این الگوی رفتاری نادرست، موروثی نیست و با ما به دنیا نمی‌آید؛ بلکه به تدریج در ما شکل میگیرد. پدر و مادرهایی که فرزندان خود را به شدت کنترل کرده و باید و نبایدهای بسیاری برای آنها تعیین میکنند، بیشتر احتمال دارد که الگوی اهمال کاری را در فرزندان‌شان تقویت کنند. گاهی اوقات، کودکان حس میکنند که در تصمیم‌گیری برای انجام دادن یا ندادن کارها، هیچ اختیاری ندارند و تنها روش عصیان را در به تأخیر انداختن دستورات والدین جستجو میکنند (+).
مکانیزم دیگری هم میتواند بین سبک رفتاری والدین و الگوی اهمال کاری در فرزندان رابطه ایجاد کند.
وقتی پدر و مادر، برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری را دائماً خودشان انجام میدهند و این فضا را ایجاد نمی‌کنند که فرزندان، خود برای زمان‌بندی و تعیین اولویت کارهایشان اقدام کنند، فرصت خطا کردن و یادگیری را از آنها می‌گیرند.
ضعف در برنامه ریزی، زمان‌بندی و تعیین اولویت، در بزرگسالی میتواند در قالب الگوی رفتاری اهمال کاری، نمود پیدا کند.
تعویقی ها، به تدریج می‌آموزند که بهانه‌هایی معقول و مقبول برای به تعویق‌انداختن و اهمال کاری پیدا کنند.
به سادگی می‌توانید حدس بزنید که مرکز کنترل درونی نمی‌تواند ما را به سمت اهمال کاری سوق دهد. بلکه این مرکز کنترل بیرونی است که به ما کمک می‌کند تا توجیه‌هایی متعدد و متنوع، برای اهمال کاری و به تعویق‌انداختن فعالیت‌هایمان بیابیم.
بیماری به تعویق انداختن میتواند مشکلات متعددی برای سلامتی فرد ایجاد نماید. این افراد سیستم ایمنی ضعیف‌تری دارند و بیشتر بیمار می‌شوند. نشانه‌های افسردگی و نیز کم‌خوابی نیز در این‌گونه افراد بیشتر دیده میشود. رابطه اهمال کاری و سلامت، توسط مطالعات متنوعی تأیید شده است (+).
روشی برای کاهش هزینه اهمال کاری: جابجا کردن وظایف ناخوشایند با یکدیگر
اینکه برای فرار از عمل، متوقف شویم و هیچ کاری نکنیم، روش درستی نیست.
ما عموماً برای انجام ندادن یک کار مشخص، فهرستی از کارهای دیگر را به ذهن می آوریم و آنها را بهانه میکنیم.
جان پری، نویسنده‌ی کتاب The Art of Procrastination در این زمینه ایده جالبی دارد. او می‌گوید:
من با بیماری به تعویق انداختن کنار آمده‌ام و به آن ساختار داده‌ام.
به این شکل که بر خلاف توصیه عمومی که میگویند کارها را به ترتیب اهمیت انجام دهید، من همیشه فهرستی از کارهای دوست‌نداشتنی خود را همراه دارم.
به محض اینکه احساس میکنم می‌خواهم از وظیفه‌ی دوست‌نداشتنی الف فرار کنم، یکی از وظیفه‌های ب یا ج یا د را در همان فهرست کارهای دوست‌نداشتی انتخاب میکنم و انجام دهم.
شاید تقدم و تأخر کارها به هم بریزد و برخی از کارها با تأخیر انجام شوند، اما حداقل این کار بیشتر نوعی فرار رو به جلو است؛ تا بازگشت رو به عقب.
شاید اگر قرار بود از برایان تریسی تقلید کنیم؛ به جای اول قورباغه را قورت بده! می‌توانستیم بگوییم: اگر حوصله قورت دادن قورباغه را نداری، می‌توانی برای فرار از این کار سخت، فعلاً با خوردن همین پشه کوچک (که به هر حال، این هم دوست‌نداشتنی است) خودت را سرگرم کنی.
با این کار، اگر چه از خوردن قورباغه فرار کرده‌ای، اما به هر حال به سراغ خوردن شیرینی هم نرفته‌ای و با این کار، حداقل گامی به پیش نهاده‌ای.
ویژگی‌های دیگری که در قالب اهمال کاری بروز پیدا میکنند
باید به این نکته هم توجه داشته باشیم که بسیاری از ویژگی‌ها و صفات شخصیتی، می‌توانند در ظاهر در قالب اهمال کاری ظهور و بروز پیدا کنند.
صرفاً به عنوان نمونه، به موارد زیر توجه کنید:
گاهی اوقات کمال طلبی باعث میشود که ما برخی کارها را عقب بیندازیم تا در زمان مناسب‌تری آنها را با کیفیت بهتر انجام دهیم. یا با وجودی که کاری را به پایان رسانده‌ایم، پرونده‌اش را نمی‌بندیم تا در فرصت بیشتر، نواقص و ضعف‌های احتمالی آن را بهبود دهیم.
گاهی اوقات، برخی از ما به نتیجه می‌رسیم که کارهای لحظه‌ی آخری (به قول خودمان دقیقه‌ی نود) بهتر انجام می‌شوند. چون کمی استرس داریم و این استرس میتواند بدن را در حالت پرانرژی و برانگیخته نگه دارد. می‌توان گفت در این حالت ما با هدف ایجاد استرس مثبت، اهمال کاری را به عنوان یک استراتژی انتخاب میکنیم. این کار اگر چه میتواند قابل دفاع باشد، اما فراموش نکنیم که این الگوی رفتاری در بلندمدت، به معنای تحمل دائمی استرس (= استرس مزمن) است و میتواند به بهای سلامتی‌مان تمام شود.
ضعف در برنامه ریزی هم میتواند در نهایت خود را به شکل اهمال کاری و به تعویق انداختن، بروز دهد. مکانیزم‌های متعددی برای این کار قابل تصور است.
به خاطر داشته باشیم که همه‌ی کارهایی که به‌تعویق می‌افتند، به این علت نیست که دوست‌داشتنی نیستند.
گاهی اوقات، کارهای دشوار و سخت را به تعویق می‌اندازیم. اگر هدف‌های بزرگ و غیرواقع‌بینانه تعیین کرده باشید، اگر مدت زمان کافی برای انجام یک کار در نظر نگرفته باشید، و اگر فعالیتها و اقدام‌های پیش‌نیاز را انجام نداده باشید، احتمال اینکه یک کار را به تعویق بیندازید افزایش پیدا می‌کند.
بررسی چک لیست مهارت برنامه ریزی میتواند به شما کمک کند تا حوزه‌های احتمالی ضعف در برنامه ریزی را بهتر تشخیص دهید.
ضعف در مهارت تصمیم گیری هم میتواند به فوبیای تصمیم گیری و به تعویق انداختن تصمیم‌ها منجر شود. به خاطر داشته باشیم که اهمال کاری، صرفاً در فاصله‌ی تصمیم و اقدام ظاهر نمی‌شود؛ بلکه گاهی اوقات فاصله‌ی جمع آوری اطلاعات تا انتخاب راهکار را افزایش میدهد.
ضعف در مدیریت زمان هم نکته‌ی دیگری است که باید به آن توجه داشته باشیم.
ما بارها در متمم تأکید کرده‌ایم که ممکن است مشکلات مختلف (مثل اهمال کاری یا کمال گرایی) باعث شوند که در ظاهر فکر کنید مشکل مدیریت زمان دارید.
اما عکس این ماجرا هم میتواند درست باشد. شاید شما فردی بسیار متعهد هستید و اهمال کاری اصلاً جزو ویژگی‌هایتان نیست؛ اما ضعف در مدیریت زمان شما را مدام به نقطه‌ای می‌رساند که از تعهدات خودتان عقب بمانید و نظم درونی‌‌تان نیز در پی بی‌نظمی بیرونی، مختل شود.
انضباط شخصی | نظم شخصی یا نظم درونی چیست؟
واژه‌های زیادی وجود دارند که برای بسیاری از ما بار معنایی منفی دارند یا لااقل هیجانی در ما ایجاد نمی‌کنند. نظم رفتاری، نظم شخصی، انضباط و سایر واژه‌های هم‌خانواده‌شان، در این گروه قرار می‌گیرند.
ناظم‌های مدرسه مثال خوبی هستند: اگر چه آنها انسان‌های مهمی بودند که بدون حضور‌شان ادامه تحصیل ما عملاً غیرممکن بود، اما کمتر برای ما دوست‌داشتنی بودند.
چند دقیقه دیر رسیدن صبح‌هنگام به کلاس، تنش و دردسر داشت.
نظم و انضباط چیزی است که همیشه دوست داریم و داشته‌ایم در همه جا ببینیم؛ اما دوست نداریم و نداشته‌ایم که کسی در مورد نظم و انضباط خودمان صحبت کند.
چنین است که اگرچه همه ما مدیریت زمان و تکنیکهای آن را دوست داریم و پیگیری درسِ مدیریت زمان هم برایمان جذاب است، اما شنیدن اینکه نظم شخصی یکی از ابزارهای مهم در استفاده بهینه از زمان و یک ستون کلیدی در مهارت مدیریت زمان است، احتمالاً ما را چندان خوشحال نخواهد کرد.
نظم شخصی با مرتب بودن تفاوت دارد
پیش از هر چیز، باید نظم شخصی را تعریف کنیم و مطمئن شویم که شنیدن این اصطلاح در ذهن همه‌ی ما مفهوم مشابهی را تداعی می‌کند.
نظم شخصی با حضور به موقع در جلسات هم تفاوت دارد
اینکه فکر کنیم نظم شخصی به این معناست که به موقع سرِ قرارها برسیم و تأخیر نداشته باشیم هم تفسیر دقیقی نیست.
اگر چه معمولاً نظم شخصی به وقت شناسی هم منجر میشود، اما نظم شخصی و وقت شناسی دو مفهوم متفاوت و جداگانه هستند.
نظم شخصی با مستندسازی هم تفاوت دارد
شاید شما هم کسانی را دیده باشید که در جلسه‌ها و کلاس‌ها، به صورت منظم یادداشت‌برداری میکنند.
اگر سال گذشته در جلسه‌ای نکته‌ای را به شما گفته باشند، امروز می‌توانند با مرور آرشیو‌های کاغذی یا دیجیتال خود، دقیقاً به شما بگویند که آن نکته چه بوده و در چه جلسه‌ای به چه علتی به شما گفته شده است.
ممکن است نظم شخصی به مستندسازی (که اتفاقاً مهم و ارزشمند نیز هست) منتهی شود؛ اما صرفاً با مستندسازی نمی‌توانیم ادعا کنیم که نظم شخصی داریم.
تعریف نظم شخصی در متمم
تعریف کلی نظم شخصی تقریباً در همه جا مشابه است؛ اما از آنجا که نظم شخصی یا Self-discipline ممکن است در منابع و مقالات مختلف، با جزئیات متفاوتی تعریف شده باشد، ما با شما توافق میکنیم که نظم شخصی را در متمم با تعریف زیر به کار ببریم:
تعریف نظم شخصی (نظم درونی)
همه‌ی ما نظم بیرونی را تا حدی رعایت میکنیم.
نظم بیرونی، با مشوق‌ها و مجازات‌های بیرونی تقویت و مستقر میشود (مثل سبک رانندگی یا حضور به موقع در محل کار یا انتخاب پوشش مناسب.
اما نظم شخصی یا نظم درونی احترام به قواعد و مقررات و هدف‌ها و تصمیم‌هایی است که در درون خود اتخاذ کرده‌ایم.
بنابراین نظم شخصی عموماً در صورتی عملی میشود که ما بتوانیم بر انگیزه‌های احساسی مقطعی خود چیره شویم و کنترل زندگی و تصمیم‌ها و انتخاب‌های خود را به تحلیل منطقی واگذار کنیم؛ حتی اگر این کار به این معنا باشد که کسب لذت و رضایتِ کوتاه‌مدت را به زمانِ دورتری موکول کنیم.
چند مثال از تحلیل منطقی در برابر انتخاب احساسی و انگیزش مقطعی
از امروز، شکلات نمی‌خورم
فرض کنیم مشکل اضافه وزن دارید و عاشق شکلات هم هستید.
حتی می‌توانیم فرض کنیم بخش قابل توجهی از وزن امروز شما، انواع شکلات‌هایی است که در بدن خودتان انبار کرده‌اید.
پس از مدتی پرس‌و‌جو و مطالعه و بررسی، به نتیجه می‌رسید که اگر شکلات را از رژیم غذایی خود حذف کنید، بدون هر نوع تغییر سخت‌گیرانه‌ی دیگری، وضع‌تان – و البته وزن‌تان -بسیار بهتر خواهد شد.
حالا فرض کنید به جلسه‌ای رفته‌اید و طرف مقابل به شما شکلات تعارف می‌کند.
تحلیل منطقی به شما می‌گوید: لذتِ کوتاه‌مدت خوردن شکلات، ارزش ندارد که تصمیم‌ِ حذفِ شکلات را خدشه‌دار کنی. یا شکلات را برندار؛ یا بردار و در پیش‌دستی بگذار و نخور.
انگیزاننده‌های احساسی و هیجانی میگویند: خودت که نخریدی؛ قراری که با خودت گذاشتی چیز دیگری بود. این را بخور. دوباره هم بعد از این شکلات نمی‌خوری. اصلاً نمی‌خَری که بتوانی بخوری. اینها هم تعارف کرده‌اند و بهترین بهانه برای خوردن شکلات، پذیرش تعارف دیگران است.
می‌خواهم یک کتاب خوبِ برندسازی بخرم
تحقیق می‌کنید و اطلاعات مختلفی را گردآوری می‌کنید و بالاخره به نتیجه می‌رسید که مثلاً کتابِ مدیریت استراتژیک برندِ کاپفرر یک گزینه‌ی خوب است.
خواندن این کتاب کمی وقت و حوصله و دقت می‌خواهد. چون فضای آن رسمی و سنگین و دانشگاهی است. اما به هر حال تحلیلِ منطقی به شما می‌گوید که چاره‌ای نیست و اگر میخواهید برندسازی را بفهمید، این کتاب یک نقطه‌ی شروع خوب است.
در کتابفروشی در کنارِ کتاب کاپفرر، یک کتابِ پُر زرق و برقِ تجاری می‌بینید که عنوان آن (فرضاً) چنین است: برندسازی در ۱۱ ساعت، به همراه مثال‌های کاربردی از سراسر جهان.
به احتمال زیاد، خواندن این کتاب ساده‌تر است. قبل از دیدن کتاب هم، با میل و رغبت چندانی به سراغ کاپفرر نرفته بودید.
انگیزاننده‌های احساسی شما بیدار می‌شوند و کمک‌تان میکنند: تو به هر حال قصد داشته‌ای یک کتاب درباره‌ی برند بخوانی. این هم که درباره‌ی برند است. خواندنش هم راحت است. بعد از خواندن هم حس خوبی داری که به هر حال، تصمیم‌ات درباره‌ی مطالعه‌ی کتاب را عملی کرده‌ای. تازه حرف همه‌ی این کتابها تقریباً مشابه است. همین که فضا دستت بیاید، بقیه‌ی بحث را بر اساس تجربیات خودت می‌فهمی و حدس می‌زنی.
جواب منطقیِ یک تصمیم برای همه یکسان نیست
این نکته را هم باید در نظر داشته باشیم که تصمیم منطقی و تحلیل منطقی برای هر کس میتواند جواب متفاوتی داشته باشد.
شاید بهترین خودروی متعارفی که بشود در ایران امروز خرید، بنز یا بی‌ام‌و باشد.
اما بهترین خودرو با گزینه‌ی منطقی خرید خودرو تفاوت دارد.
تصمیم منطقی الزاماً با تصمیم قابل دفاع یکسان نیست.
تصمیم قابل دفاع، بر اساس عرف و دغدغه‌ها و اولویت‌های جامعه شکل میگیرد.
روتین چیست؟ شما چند روتین روزانه دارید؟
لوقتی از نظم در کار و زندگی صحبت میشود دو اصطلاح را زیاد می‌شنویم و به کار میبریم: رویه / عادت.
رویه یا روال معادل واژه‌ی Routine است و عادت هم همان چیزی که در زبان انگلیسی به عنوان Habit می‌شنویم و به کار میبریم.
اگر چه در کاربردهای عادی و گفتگوهای روزمره، ممکن است این دو کلمه را به جای یکدیگر به کار ببریم، اما وقتی بحث مدیریت زمان و نظم شخصی مطرح میشود، بهتر است این دو مفهوم را تا حد امکان جدا کنیم و به تفاوت ظریفی که بین آنها وجود دارد توجه داشته باشیم.
ما معمولاً واژه‌های روتین (روال / رویه) و عادت را به جای یکدیگر به کار میبریم.
عادت‌ها با رویه‌ها (روتین‌ها) چه تفاوتی دارند؟
عادت‌ها کارهایی هستند که ما آنها را نسبتاً زیاد انجام می‌دهیم.
ممکن است این کارها را در فواصل زمانی کاملاً مشخص یا به صورت پراکنده انجام دهیم.
معمولاً عادت‌ها به تدریج چنان برای ما عادی می‌شوند که دیگر به آنها توجه نمی‌کنیم. مگر اینکه آگاهانه در مورد آنها فکر کنیم یا کسی با ما در موردش صحبت کند.
موارد زیر نمونه‌هایی از عادت محسوب می‌شوند:
عادت به مطالعه
عادت به رانندگی در شهر وقتی عصبی هستیم (برای تخلیه احساسی)
عادت به ورزش
عادت به دیر بیدار شدن از خواب
عادت به تلویزیون دیدن
عادت به تلویزیون ندیدن
عادت به سحرخیزی
حالا که درباره عادت صحبت کردیم، می‌توانیم مفهوم روتین یا رویه را بهتر درک کنیم:
بنابراین می‌توانیم بگوییم: عادت از جنس تکرار است؛ اما روتین از جنس ترتیب است.
البته احتمالاً برای شما واضح است که روتین‌ها و عادت‌ها روی یکدیگر تاثیر می‌گذارند و حتی گاهی شاید نتوان دقیقاً یک مرز بسیار صلب و محکم بین آنها ترسیم کرد.
اما این نکته از اهمیت توجه به روتین‌ها نمی‌کاهد.
اجازه بدهید چند روتین (رویه) را با هم مرور کنیم:
همیشه قبل از مطالعه، موبایل را سایلنت میکنم از دید خودم دور میکنم. به همسرم هم میگویم که می‌خواهم نیم ساعت با تمرکز مطالعه کنم. قبل از باز کردن کتاب، یک کاغذ و خودکار کنار دستم می‌گذارم. وقتی مطالعه تمام میشود خلاصه‌ی آنچه را برایم جذاب بوده در حد چند جمله یادداشت میکنم.
وقتی از خواب بیدار می‌شوم، پرده‌ها را کنار می‌زنم و دوباره دراز می‌کشم. معمولاً پنج تا ده دقیقه به کارهای آن روز فکر میکنم. بعد از آن، موبایل را برمی‌دارم و همان‌طور که دراز کشیده‌ام تلگرام را چک میکنم. سپس از جایم بلند می‌شوم و برای یک پیاده‌روی کوتاه بیرون می‌روم.
ما وقتی به شرکت می‌رسیم، حدود یک ربع وقت داریم که ایمی‌ها و پیام‌های فوری را چک کنیم. سپس همه به سالن اجتماعات شرکت می‌رویم و یک جلسه‌ی ایستاده‌ی پانزده دقیقه‌ای با مدیرمان برگزار میکنیم. هیچکس حق ندارد بنشیند تا جلسه طول نکشد.
همان‌طور که در مثال‌ها می‌بینید، هر فعالیتی میتواند روتین‌های خود را داشته باشد. بسیاری از ما – حتی بدون اینکه این نام را به‌کار ببریم – روتین های روزانه بسیاری داریم:
- کارهایی که قبل از خواب انجام می‌دهیم.
- کارهایی که پس از بیداری انجام می‌دهیم.
- کارهایی که بلافاصله پس از ورود به محل کار انجام می‌دهیم.
- فعالیت‌هایی که قبل از خروج از محل کار انجام می‌دهیم.
- کارهایی که برای نوشتن یک پست در وبلاگ خود انجام می‌دهیم.
حتی اگر دقت کنید هر یک از ما برای سر زدن به تلگرام یا اینستاگرام هم روتین‌های خودمان را داریم. اینکه اول چه چیزی را چک میکنیم و بعد چه کار میکنیم و در نهایت قبل از خروج از اپلیکیشن چه کاری انجام می‌دهیم.
روتین‌ها در مقایسه با عادت‌ها آگاهانه‌تر هستند و اگر از ما درباره آنها بپرسند، می‌توانیم ساده‌تر آنها را به خاطر بیاوریم و بیان کنیم.
اگر اهل تعریف روتین در زندگی خود باشید، قاعدتاً ارزش و اهمیت آن را تجربه کرده‌اید.
اما کسانی که به روتین‌ها چندان توجهی ندارند، معمولاً حس میکنند که این شکل از تعریف روتین، میتواند زندگی را مکانیکی کند.
ماریا پوپوا نویسنده‌ی وبلاگ مطرح Brain Pickings (که خود نمونه‌ی نظم شخصی و تعهد و پیوستگی کاری است) در این‌باره جمله‌ی زیبایی دارد.
او می‌گوید: [بر خلاف آنچه فکر میکنیم] شگفتی‌های زندگی برای کسانی پدیدار میشود که روتین‌ها و عادت‌های مشخص دارند.
این حرف البته از جنس استدلال نیست. اما به نکته‌ی مهمی اشاره دارد: روتین داشتن بیش از اینکه زندگی ما را مکانیکی کند، ظرفیت‌ها و فرصت‌ها و موفقیت‌های ما را افزایش میدهد و میتواند ما را از یک سرنوشت مکانیکی و جبری رهایی بخشد.
شما در زندگی خود چه روتین‌هایی دارید؟
روتین‌هایی که آنها را مهم میدانید و فکر می‌کنید برای شما دستاوردهای مثبتی (در کار، زندگی، سلامت، تمرکز، یادگیری یا هر حوزه‌ی دیگر) به همراه داشته‌اند.
نظم شخصی و فعالیت در زمانهای خاکستری
زمانی که بحث مدیریت زمان در متمم را آغاز کردیم، گفتیم که مدیریت زمان و نیاز به آن، یک مشکل ریشه ای نیست، بلکه بیماریها و عادات رفتاری متعدد نادرستی هستند که نیاز به مدیریت زمان، به شکل عوارض آنها خودش را نشان میدهد. تعداد این بیماریها هم کم نیست و در همان بحث مدیریت زمان، فهرستی از آنها را ارائه کردیم.
در ادامه به بحث نظم شخصی و کاربرد آن در مدیریت زمان پرداختیم و توضیح دادیم که فلسفه‌ی اصلی نظم شخصی، ترجیح «تحلیل‌های منطقی» به «اقدام‌های احساسی» است.
اکنون زمان آن است که به صورت کاربردی به بررسی جنبه‌های مختلف نظم شخصی بپردازیم و کارکرد آن را در مدیریت زمان ببینیم. اگر چه مفهومی که در ادامه این نوشته مورد استفاده قرار میگیرد مفهومی عمومی است در بسیاری از کتابها و مقالات به آن اشاره شده، اما متمم از عبارت «زمانهای خاکستری» که توسط استیو پاولینا در «کتاب Personal Development» خود مطرح کرده است برای نام گذاری آن استفاده می‌کند.
قبل از اینکه بحث را ادامه دهیم به این سوال‌ها فکر کنید:
آیا تا کنون برای شما پیش آمده است که وقتی سرگرم تنظیم یک گزارش هستید، لحظه‌ای نگاهی به موبایل خود بیندازید و متوجه شوید که همین الان یک گروه وایبری جدید ایجاد شده و بعد با خود فکر کنید که چه کسی شما را به این گروه اضافه کرده و بعد هم درگیر مطالعه چند مطلب آخر آن گروه شوید و بعد هم فهرست اعضای آن گروه را ببینید و تلاش کنید حدس بزنید که از میان آنها چه کسی آشنای شما یا دعوت کننده‌ی شما بوده و در نهایت متوجه شوید که الان یک ساعت است که کاغذها و گزارش‌های خود را کنار گذاشته‌اید؟
آیا تا کنون برای شما پیش آمده است که در حال خواندن یک کتاب باشید و به شدت روی یک موضوع متمرکز باشید و ناگهان زنگ یک تلفن یا متن یک پیامک، شما را به کلی از فضای کتاب و مطالعه خارج کند؟
آیا تا کنون برای شما پیش آمده است که در حال کار با کامپیوتر خود باشید و به عنوان مثال مشغول خواندن متمم باشید و ناگهان پیام یک دوست در فیس بوک یا ایمیلی که همین الان رسیده به صورت پنجره‌ای کوچک در کنار صفحه پدیدار و محو شود (کاری که Gmail و Outlook و نرم‌افزارهای مشابه عموماً انجام میدهند و در کنار پایین صفحه، به ما نشان میدهند که یک ایمیل یا یک پیام جدید رسیده). شما هم به خواندن آن پیام و یا مطالعه آن ایمیل وسوسه شوید و وقتی به سراغ ایمیل رفتید ببینید مثلاً ایمیل شکایت یکی از همکاران است و شما در جستجوی او بروید تا ببینید گلایه‌اش از چه بوده و در این میانه، مطالعه شما رها شود و متمم تنها بماند؟
همه‌ی آنچه در بالا میبینیم، مصداق‌هایی از نقض قانون نظم شخصی است. طبیعی است که تصمیم منطقی، تنظیم یک گزارش و ارائه‌ی آن به مدیریت است اما وسوسه‌ی احساسی، انتظار برای پیام یا پیامک دوستی است که فکر میکنیم هر لحظه ممکن است آن را دریافت کنیم و دوست داریم خیلی زود از دریافت آن مطلع شویم.
تصمیم منطقی، مطالعه یک کتاب است که به هر دلیل به نتیجه رسیده‌ایم که مطالعه آن ضروری است. اما وسوسه احساسی، گذاشتن موبایل در کنار دستمان است. خصوصاً این احتمال وجود دارد که در دل خود به صورت ناخودآگاه، آرزو کنیم که هر لحظه پیامی یا پیامکی یا زنگی از راه برسد و من بتوانم با عذر موجه، خواندن این کتاب را رها کنم!
تصمیم منطقی، تمرکز بر این نوشته‌ی متمم و خواندن آن است که در مجموع با حل تمرینش بیش از پانزده دقیقه وقت شما را نخواهد گرفت. اما وسوسه احساسی، باز کردن ایمیلی است که همین الان از یکی از همکاران رسیده و پنجره‌ی آبی رنگ کنار صفحه، با جمله «اینجا را کلیک کن تا بقیه پیام را نشانت دهم!» ما را به رها کردن متمم و کنجکاوی در مورد ایمیل جدید ترغیب می‌کند.
اجازه دهید در اینجا وارد مفهوم زمانهای خاکستری شویم.
احتمالاً دقت کرده‌اید که برای بسیاری از ما، خصوصاً اگر کارهای واجبی برای انجام دادن (مثل درس خواندن برای کنکور، مثل تنظیم یک گزارش برای مدیر، مثل مطالعه یک کتاب ضروری) داشته باشیم، استراحت کردن و داشتن لحظاتی که به وظایف و هدف‌های خود فکر نکنیم، با احساس گناه همراه است و حس خوبی به این نوع لحظات نداریم.
اگر این لحظات لذت بردن بدون فکر کردن به هدف و برنامه‌ها و کارهای انجام نداده و عقب افتاده را زمان سفید نامگذاری کنیم، می‌توانیم بگوییم که زندگی در زمانهای سفید برای کسی که کارهای مهم یا فعالیتهای عقب افتاده دارد، معمولاً با احساس خوب همراه نیست.
از سوی دیگر، تمرکز کردن دائم روی فعالیتی که به هر حال باید آنها را انجام دهیم و تحلیل‌های منطقی نشان میدهند که انجام آنها اجتناب ناپذیر است، خیلی ساده نیست. میدانیم که باید این درس را بخوانیم ولی نشستن و تمرکز کردن روی این درس واقعاً کار تلخی است!
اگر لحظات تمرکز کامل بر روی یک فعالیت ضروری و یک نیاز منطقی را زمان سیاه نامگذاری کنیم، می‌توانیم بگوییم که تحمل زمانهای سیاه برای مدت طولانی برای ما امکان پذیر نیست.
مفهوم زمان خاکستری در اینجا شکل میگیرد. هر یک از ما می‌کوشیم جایی در این میانه بایستیم. کتاب را می‌خوانیم و همزمان موبایل را در کنار دست خود می‌گذاریم و در ته دلمان، آگاهانه یا ناآگاهانه آرزو میکنیم تا زنگ تماسی یا صدای پیامکی، بهانه‌ای به دستمان دهد تا لحظه‌ی کوتاهی استراحت کنیم!
زمان خاکستری در خانواده هم به این صورت شکل می گیرد که مرد به خانه می‌آید و کنار همسر خود یا فرزندان می‌نشیند – چون تحلیل منطقی نشان میدهد که این یک وظیفه مهم است – اما چون حوصله‌ی این کار را ندارد، روزنامه را هم باز می‌کند و میکوشد یک بازه‌ی زمانی خاکستری خلق کند.
زمان خاکستری در محیط کار، به صورت باز کردن همزمان دو پنجره، یکی پنجره‌ی نرم افزار اتوماسیون اداری و دیگری پنجره فیس بوک شکل میگیرد. شاید هم با نامه نگاری و تنظیم فهرست کارهای روزانه در حالی که موبایلمان با صفحه‌ی اینستاگرام باز، کنار دستمان است!
زمانهای خاکستری دو فرصت بزرگ را از ما می‌گیرند. فرصت لذت بردن از اوقات فراغت در زمانهای سفید و لذت تمرکز کامل و پیشبرد کار و فعالیت در لحظات سیاه.
اگر می‌شد نیم ساعت زمان سیاه برای مطالعه داشته باشیم، می‌توانستیم نیم ساعت زمان سفید هم برای گردش در گروه‌های وایبری بگذاریم یا دیدن فیس بوک یا اینستاگرام.
اما الان مجبور هستیم دو ساعت زمان خاکستری را صرف مطالعه همزمان با بازی‌های وایبری و شبکه‌های اجتماعی بکنیم. پس از پایان دو ساعت هم، نه کارمان به درستی انجام شده و نه استراحت درست و اثربخشی داشته‌ایم تا دوباره تجدید قوا کنیم و برای ادامه کارها آماده شویم.
حتی شاید کسانی را در ذهن داشته باشید که الان هفته‌ها یا ماه‌ها یا سالهاست در زمان خاکستری زندگی میکنند!
به نظر می آید که باید بپذیریم که انجام چند کار همزمان که در دنیای کامپیوتر به نام Multitasking شناخته میشود، اگر چه در دنیای تکنولوژی امکان پذیر بوده و میتواند در شرایط خاص، بدون کاهش کارایی و اثربخشی انجام شود، در بیرون دنیای ماشینی و در ذهن انسانها، عملا موجب کاهش کارایی میگردد.
زمانی که ذهن خود را همزمان روی دو هدف مختلف متمرکز میکنیم، هر یک از این دو هدف عملا سهمی کمتر از نصف انرژی ذهنی ما را دریافت میکنند.
چگونه زمان سیاه را برای خود ایجاد کنیم؟
به فرض که توضیحات بالا را بپذیریم، سوال اینجاست که اگر بخواهیم زمانهای سیاه برای خود ایجاد کنیم و از زندگی خاکستری رها شویم، به چه نکاتی باید توجه داشته باشیم؟ در اینجا برخی از مهم‌ترین نکات در این زمینه را با هم مرور میکنیم:
یک مدت زمان مشخص را به عنوان بازه زمانی سیاه انتخاب و تعیین کنید. با خودتان فکر کنید که چه مدت زمان را می‌توانید با تمرکز کامل به فعالیت بپردازید و تسلیم وسوسه‌های جانبی نشوید. قطعاً این زمان برای افراد مختلف، متفاوت است. ممکن است یک نفر بتواند ۹۰ دقیقه را کاملاً به صورت متمرکز بگذراند و فرد دیگری بیش از ۴۵ دقیقه نتواند روی یک فعالیت خاص تمرکز کند. به هر حال، تجربه‌های قبلی و تمرین‌های جدید به سادگی مشخص میکنند که حداکثر زمان سیاه قابل تمرکز برای ما چقدر است.
یک تم خاص را برای آن مدت زمان مشخص در نظر بگیرید. آیا قرار است این بازه زمانی صرف مطالعه شود؟ آیا قرار است صرف فکر کردن شود؟ آیا قرار است صرف نگارش گزارش شود؟ آیا قرار است صرف گفتگو با همسر یا دوست من شود؟ آیا قرار است یک فایل صوتی شنیده شود؟ با انتخاب یک تم مشخص، مغز متوجه میشود که گریزی از این فعالیت ندارد!
الان که بحث زمان سیاه و سفید مطرح شده است، انتخاب تم را جدی بگیرید. این بار شما به سراغ متمم می‌آیید و میخواهید یک زمان سیاه سی دقیقه‌ای متمرکز روی مطالعه درس‌های مورد علاقه خود داشته باشید، مغز هم شیطنت خود را آغاز می‌کند و چون می‌داند که شما نمی‌خواهید به سراغ فعالیتهای غیرمرتبط بروید، وسوسه را اینطور آغاز می‌کند که: فعلاً بیا ببینیم در رادیو متمم فایل صوتی جدید گذاشته‌اند؟
ظاهراً کار نادرستی نیست. اما اگر کمی با خودمان صادق باشیم، می‌پذیریم که این هم نوع دیگری از شیطنت برای تنوع طلبی و فرار از تمرکز بر یک فعالیت خاص است. من می‌خواهم سی دقیقه فقط مطالعه کنم. درست مانند روزهای درس و مدرسه و دانشگاه. فایل صوتی گوش دادن در این لحظه، شکل دیگری از یادگیری نیست. شکل آبرومندانه فرار از درس و مدرسه و یادگیری است!
یک خط پایان مشخص تعریف کنید. اگر میخواهید کتاب بخوانید و بازه‌ی زمانی تمرکز شما یک ساعت است، مثلاً تعیین مطالعه بیست صفحه کتاب، میتواند یک خط پایان باشد. اگر یک ساعت مطالعه کردید و بیست صفحه تمام نشد، به هر حال مطالعه را متوقف کنید. اما اگر زودتر از یک ساعت، بیست صفحه را خواندید، به خاطر داشته باشید که به خط پایان رسیده‌اید و مسابقه تمام شده است! می‌توانید زمان سیاه را رها کنید و وارد بازه‌ی زمانی سفید شوید!
این کار باعث میشود به تدریج برای افزایش سرعت عملکرد و همینطور بهبود هدفگذاری و معیارهای عملکرد تلاش کنیم.
مطمئن شوید که احتمال به هم خوردن تمرکز شما نزدیک به صفر است.اگر مادرتان وقت و بی وقت تماس میگیرد تا مطمئن شود حالتان خوب است و سالم به محل کار رسیده‌اید و هواپیمایتان سقوط نکرده و سرما خوردگی‌تان بهتر شده، شاید بهتر است خودتان با ایشان تماس بگیرید و زنده بودن خودتان را گزارش دهید! اگر منشی شرکت عادت دارد که به محض مشاهده‌ی بی توجهی شما، نامهای یا کاغذ بی خاصیتی را برای امضا و مشاهده بیاورد، همین ابتدا احوال او را بپرسید. اگر مدیر شما، از نق زدن و گزارش خواستن وقت و بی وقت لذت میبرد، قبل از شروع کار، سر کوتاهی به او بزنید. موبایل را از خودتان دور کنید. صفحه‌ی فیس بوک را ببندید. چند ثانیه زمان ورود مجدد به سایت، آنقدر ارزشمند نیست که بخواهید برای صرفه جویی در آن، تمام روز صفحه فیس بوک را باز بگذارید. از اینستاگرام خود خارج شوید و بعداً دوباره لاگین کنید. کل فرایند ورود و خروج از این شبکه‌های اجتماعی، کمتر از سی ثانیه است، اما آنها توانایی دارند که سی دقیقه از یک ساعت شما را به خود اختصاص دهند!
سریع کار کنید. زمانهای سیاه را با سرعت بگذرانید. هم احساس بهتری به شما میدهد. هم سرعت رسیدن به هدف‌ها بالاتر می‌رود. هم امکان تمرکز افزایش می‌یابد. ضمن اینکه دستیابی به کارایی بالاتر و سرعت بیشتر، خود میتواند تشویقی باشد تا بیش از پیش، به تمرکز بر روی زمانهای سیاه و سفید و فاصله گرفتن از زمانهای خاکستری توجه کنید.
زمانهای سفید را به رسمیت بشناسید. کسی میتواند زمان سیاه خوبی داشته باشد که زمان سفید را هم به خوبی تجربه کرده باشد. هیچ ایمیلی نیست که به خاطر پانزده دقیقه یا یک ساعت دیر جواب دادن، کسب و کار شما را با ورشکستگی مواجه کند (اگر واقعاً چنین ایمیلی وجود دارد، شما همین الان ورشکسته هستید! کسی که زندگی اقتصادیش در کشوری که اینترنت گاه یک روز کامل بدون توضیح مشخص وجود ندارد به تاخیر یک ساعته وابسته باشد، همین الان مرده است!). هیچ پیامکی نیست که دیر جواب دادن آن زندگی شما را نابود کند. و اگر الان واقعاً در انتظار چنین پیامکی هستید احتمالاً در زمان سیاه به سر می‌برید و نباید به زمان سفید یا خاکستری فکر کنید.
کسی میتواند زمان سیاه اثربخشی داشته باشد که زمان سفید لذتبخشی داشته باشد. اجازه ندهیم که مرزهای سیاه و سفید، با دیوارهای خاکستری به فراموشی سپرده شوند.
تمرین:
با توجه به توضیحات بالا، یک مقطع زمان سیاه برای یک کار مهم خود طراحی و اجرا کنید و گزارش آن را بعداً برای بچه‌های متممی بنویسید. اینکه چه کاری قرار بوده انجام دهید. اینکه عدم تمرکز احتمالی را ناشی از چه چیزهایی دیده‌اید. چگونه آنها را حل کرده‌اید و آیا توانسته‌اید به هدفی که برای آن بازه‌ی زمانی سیاه گذاشته بودید دست پیدا کنید؟
ویژگی های یک برنامه ریزی موفق | هدف گذاری کافی نیست
اجزای کلیدی یک برنامه موفق
یک برنامه موفق بخش‌های متعددی دارد. آنچه در اینجا اشاره میشود، صرفاً حداقل‌های برنامه‌ریزی است و شما احتمالاً بسته به موضوع و نیاز و تجربه، بخش‌های دیگری هم در برنامه‌هایتان لحاظ می‌کنید.
وضعیت موجود
فراموش نکنیم که تا وضعیت موجود را به درستی نشناسیم و تعریف نکنیم، نمی‌توانیم برنامه ریزی انجام دهیم.
اگر یک مدیر بدون اینکه آمار دقیق و جزئیات وضعیت مالی و فروش امسال خود را بداند، برای فروش سال بعد برنامه ریزی کرده و هدف تعیین کند، صرفاً می‌توان گفت فهرست آرزوها یا Wish-list خود را نوشته است.
همین مسئله در برنامه ریزی برای افزایش ترافیک یا بهبود رتبه یک سایت هم مطرح است.
در برنامه ریزی برای افزایش رضایت کارکنان هم مصداق دارد.
اگر میخواهید برای افزایش رضایت کارکنان برنامه ریزی کنید، اما میزان رضایت فعلی آنها را نمی‌دانید؛ برنامه ریزی برای افزایش رضایت را فراموش کنید و کنار بگذارید.
فعلاً یک پروژه به عنوان سنجش رضایت کارکنان تعریف کنید و بعد از اینکه وضعیت فعلی شفاف شد، برای افزایش رضایت تلاش کنید.
در یادگیری زبان انگلیسی هم معنا پیدا می‌کند.
حتی در برنامه ریزی برای نرمش و پیاده روی هم باید ابتدا تکلیف خودمان را با وضعیت موجود مشخص کنیم.
اگر میخواهید برنامه ریزی شما جدی باشد و از یک هدفگذاری ساده فراتر رود یک برگه کاغذ بردارید یا یک فایل دیجیتال باز کنید و بالای آن بنویسید: گزارش وضعیت موجود.
هر چیزی که قرار است در آینده در برنامه‌تان لحاظ کنید، باید در گزارش وضعیت موجود هم مطرح شود.
اگر نیاز به اطلاعات و اعداد و ارقامی هست که الان در اختیار ندارید، همین‌جا برنامه ریزی را متوقف کنید و ابتدا برای گردآوری آن اعداد وقت بگذارید.
تعیین وضعیت هدف
این همان بخشی است که ما معمولاً آن را با کل برنامه ریزی اشتباه می‌گیریم.
بسیاری از کسانی که میگویند در یک زمینه معین برنامه ریزی کرده‌اند، معمولاً کاری فراتر از هدف گذاری انجام نداده‌اند.
البته هدف گذاری هم کار ساده‌ای نیست و جزئیات خود را دارد. اما فعلاً بحث ما برنامه ریزی است و هدف گذاری را صرفاً به عنوان یکی از اجزاء در نظر می‌گیریم و از روی آن عبور میکنیم.
مجموعه اقدام‌ها
باید تمام اقدام‌هایی که شما را از نقطه‌ی فعلی به نقطه‌ی هدف می‌رساند در برنامه شما ثبت شده باشد.
این نکته‌ای است که معمولاً آن را جدی نمی‌گیریم.
به این مثال توجه کنید:
فرض کنیم تصمیم دارید امسال زبان انگلیسی خود را بهبود دهید یا زبان چینی یاد بگیرید.
از شما می‌پرسیم که چه ابزارهایی برای این کار مناسب است؟
چه کتابی برای خواندن خوب است؟ اصلاً کتاب لازم است؟
آیا میخواهید در کلاسهای فیزیکی شرکت کنید؟ کدام موسسه؟
آیا میخواهید در دوره آنلاین یک وب‌سایت ثبت نام کنید؟ کدام وب‌سایت؟
روزی چند ساعت (یا هفته‌ای چند ساعت) زمان لازم است؟
اگر هنوز جواب برخی از این سوال‌ها را نمی‌دانید، اشتباه است اگر برنامه‌ریزی یک ساله برای یادگیری زبان انجام دهید. آن برنامه به احتمال زیاد رها خواهد شد و حس شما را هم به برنامه‌ریزی بد خواهد کرد.
فعلاً یک برنامه دو هفته‌ای (یا هر مدت زمان دیگری که لازم است) تعریف کنید که موضوع آن چنین باشد:
برنامه ریزی برای جمع آوری اطلاعات درباره یادگیری زبان
هدف این برنامه دوهفته‌ای گردآوری اطلاعات و نهایتاً یک برنامه ریزی بلندمدت (فصلی یا شش ماهه یا یک ساله) برای یادگیری زبان است.
مطمئن باشید با این کار، برنامه‌های واقعی‌گرایانه‌تری خواهید داشت.
شاخص‌های ارزیابی شما چیست؟
اگر برای یک سال یا شش ماه برنامه‌ریزی می‌کنید، نمی‌توانید تا پایان زمان برنامه صبر کنید و سپس، موفقیت یا شکست خود را ارزیابی کنید.
شما به شاخص‌هایی نیاز دارید تا در تمام مسیر آنها را کنترل کنید.
ضمن اینکه بر اساس همان شاخص‌ها وضعیت امروز و وضعیت هدف خود را تعریف کنید و بسنجید.
چون ما در درس سیستم‌های کنترل مدیریت به صورت گسترده و دقیق به این موضوع پرداخته‌ایم، در اینجا دوباره آن بحث‌ها را تکرار نمی‌کنیم.
مکانیزم‌ها و ابزارهای اصلاح
اگر در طول مدت اجرای برنامه متوجه شوید که نمی‌توانید به اهداف تعیین شده برسید یا از مسیر برنامه تا حد زیادی منحرف شده‌اید چه می‌کنید؟
ممکن است هدف‌های خود را تعدیل (کوچک‌تر) کنید.
هم‌چنین ممکن است از منابع دیگر خود کمک بگیرید.
مثلاً بگویید: اگر نتوانم یادگیری زبان را آن‌چنان که می‌خواهم جلو ببرم، کلاس موسیقی‌ام را (که خیلی هم دوست دارم) تعطیل میکنم و وقتش را به زبان اختصاص می‌دهم تا فرصت بیشتری وجود داشته باشد.
این نکات باید از ابتدای برنامه مشخص شوند. با این کار، هم مسیر اصلاح را مشخص می‌کنید و هم این احتمال وجود دارد که آلترناتیو‌های تعیین شده، انگیزه‌تان را افزایش دهند (مثلاً اگر عاشق موسیقی باشید، سعی می‌کنید بهتر زبان بخوانید که مجبور نشوید وقت موسیقی را هم به زبان اختصاص دهید.
همین بحث در سطح سازمانی هم معنا پیدا می‌کند.
اگر چه بسیاری از مدیران جرات ندارند این شیوه را عملی کنند و ترجیح میدهند دیگران را به مدیریت ضعیف خود عادت دهند.
این بسیار منطقی است که از ابتدا بدانیم مثلاً اگر در سه‌ماهه‌ی اول یک پروژه‌ی یک ساله نتوانیم به اهداف سه ماهه برسیم، کدام پروژه‌ها و برنامه‌ها را تعطیل یا کُند خواهیم کرد و منابع آنها را به پروژه‌ی مهم‌تر اختصاص خواهیم داد.
در کدام‌یک از پنج بخش بالا، تجربه یا مثال یا خاطره‌ای دارید که خواندن و دانستن آن برای سایر دوستانتان مفید و آموزنده باشد؟
نظم شخصی و راهکاری برای آشفتگی ذهنی
کلاسهای مدیریت زمان، به ما یاد میدهند که کارهای خود را فهرست کنیم و آنها را به دو دسته ضروری و غیرضروری تقسیم کنیم. همینطور به دو دسته فوری وغیرفوری. ما هم با هیجان همین کار را انجام می دهیم. اما وقتی صادقانه با خودمان خلوت میکنیم، میبینیم که مهم و غیرمهم، واقعا به سادگی قابل تشخیص نیست. حتی فوری و غیرفوری هم تعریف مشخصی ندارد.
آیا فوری یعنی اینکه امروز باید انجام شود؟ الان باید انجام شده باشد؟ تا آخر هفته یا تا آخر ماه وقت دارم؟ به هر حال، با هر جان کندنی هست، آنها را تقسیم میکنیم و مینویسیم و از اینکه نظم شخصی و مدیریت زمان، به زندگی ما راه پیدا کرده است لذت میبریم.
اما پس از مدتی می بینیم که تغییری جدی و واقعی در زندگی ما حاصل نشد و در نهایت، کار فهرست کردن و تقسیم بندی کردن، خودش در فهرست کارهای غیرفوری غیرضروری قرار میگیرد!
کار دیگری هم هست که بسیاری از ما، نظم شخصی را با آن آغاز می کنیم: فهرست کردن کل فعالیتها یا To-Do List. همه نرم افزارهای مدیریت فعالیتها و نظم شخصی به ابزاری برای فهرست کردن فعالیتها مجهز هستند. حتی آن روزهایی که موبایلها صفحه ای کوچک و سیاه و سفید داشتند و تنها بازی قابل استفاده بر روی آنها Snake بود (ماری که حرکت میکرد و به در و دیوار میخورد!) امکان ثبت فهرست کارها در آنها امکان پذیر بود.
فهرست کارهایی که باید انجام شوند، به نظر ضروری می رسد. اما عادتی نیست که در بلندمدت همراه ما بماند یا الگوی رفتاری ما را تغییر دهد. اگر هم چنین چیزی اتفاق بیفتد، نگاه کردن روزانه به فهرست بلندبالایی که قسمت عمده اش هنوز انجام نشده، ناراحتی و افسردگی به همراه می آورد!
با این حال، ما هم می خواهیم شما را به تنظیم یک فهرست دعوت کنیم. اما فهرستی که کمی متفاوت است:
آیا دقت کرده اید که وقتی یک کار مشخص انجام نشده و باید انجام بشود، همیشه بخشی از ذهن ما را به خودش اختصاص میدهد؟ حتی وقتی به صورت آگاهانه به آن فکر نمی کنیم؟ مهم نیست که این کار بسیار کوچک است (مانند بردن سطل زباله کنار در) یا بزرگ (مانند درخواست جلسه ازمدیریت برای اعلام استعفا).
اگر کاری به ذهن ما برسد و انجام نشود و به آینده موکول شود، این کار بخشی از مغز ما را به خودش اختصاص میدهد. تا روزی که تکلیف آن مشخص شود.
حتی شاید کارهای فراموش شده فشار بیشتری به ذهن بیاورند. نمی دانیم که دقیقا امروز چه کارهایی داریم. اما یادمان است که خیلی کار داریم و چند بار در طول روز، به زحمت فکر میکنیم و به ذهن خودمان فشار می آوریم و آنها را فهرست میکنیم و غصه میخوریم و نگران میشویم و بعد به مغز خودمان فشار می آوریم که آنها را فراموش کنیم و چند لحظه استراحت فکری داشته باشیم! فلسفه ی اینکه میگویند فهرست کارهای انجام نشده خود را بنویسید هم، از همین مسئله ریشه گرفته است.
حالا بدون اینکه شیطنت کنید و فرار کنید و خودتان را به خواندن مطلب دیگری در متمم سرگرم کنید، یک کاغذ بردارید. بهانه هم نیاورید. اگر الان این کار را انجام ندهید بعدا هم انجام نخواهید داد.
مثل من، پنج ستون روی کاغذ ترسیم کنید و عناوین زیر را به عنوان تیتر هر ستون بنویسید:
کاری که باید انجام شود: دراینجا از همان ادبیات روزمره که واقعا در صحبت با خودتان و اطرافیانتان مورد استفاده قرار میدهید، استفاده کنید. اینکه باید «یک حالی از همکارم بگیرم» یا اینکه «خودم را از شر این پروژه لعنتی خلاص کنم» یا اینکه «تکلیف خرید موبایل را مشخص کنم» یا «برای هدیه ی تولد فلانی، یک خاکی سرم بریزم»! البته بعید است که اینقدر حال روحی من و شما بد باشد. اما اینها را عمدا نوشتم تا به خاطر داشته باشیم که راحت باشیم.
وقتی در فهرست وظایف روی کاغذ مینویسید: تماس با فلانی و هنگام دیدن کاغذ در دلتان میخوانید: «زنگ بزنم پدرش را در بیاورم»، این دوگانگی خواندن و نوشتن، انرژی شما را مستهلک می کند و تمرکز شما را از بین میبرد!
انجام شدن یعنی اینکه: حالا به صورت دقیق تر بنویسید که اگر چه اتفاقی بیفتد من میگویم آن کار انجام شده است. من درفهرست کارهایم در برگه ای که تصویر آن را دیدید، نوشته ام: تعیین تکلیف پروژه X. تعیین تکلیف دقیقا یعنی چه؟ چه زمانی احساس میکنم که تکلیف، تعیین شده است؟ توضیح نوشته ام که یا این پروژه کنسل شود و یا اینکه یک فرد خاص را پیدا کنم و به مدیریت پروژه منصوب کنم و ماجرا واگذار شود.
وقتی میگویم بررسی ایمیل ها. از همان اول میدانم که چندصد ایمیل را نمیتوان خواند. پس با خودم صادق هستم و مینویسم که اگر امروز سی عدد ایمیل بخوانم، معتقدم که ایمیلها را – به اندازه حداقل استانداردی که در ذهن دارم – بررسی کرده ام. راجع به مسافرت عید هم اگر جدول بالا را نگاه کنید، همین مسئله تکرار شده است.
گفته ام تا تاریخ…: اکثر ما وقتی که وظیفه خاصی را در فهرست وظایف خود می آوریم، به دیگران یا به خودمان، تاریخ هم اعلام میکنیم. در مورد اکثر ما، ویژگی مهم این تاریخ در این است که از همان اول میدانیم که قرار نیست رعایتش کنیم!
من به همکارم میگویم: محال است که من تا آخر این ماه در این شرکت بمانم. در همان لحظه در دلم میگویم: اما این موقع استعفا دادن منطقی نیست. آخر سال می روم! یا اینکه به همسرم میگویم: عزیزم. تا یک ساعت دیگه با تو تماس میگیرم و همان لحظه میدانم که تا دو ساعت دیگر از جلسه بیرون نخواهم آمد. به همین دلیل، دو ستون در نظر گرفته ایم. ستون اول تاریخی که رسما به خودمان و به دیگران میگوییم. ستون دوم، تاریخی که در دل خود میدانیم واقعا تحت هر شرایطی تا آن تاریخ، کارمان را انجام خواهیم داد.
گام اول…: گام اول هم نکته بسیار مهمی است. فرض کنید هیچ اولویت دیگری در دنیا وجود ندارد. فرض کنید در فهرست کارهای شما همین یک وظیفه وجود دارد. فرض کنید که میخواهید گامی هر چند کوچک، برای تحقق این وظیفه بردارید. حالا با خودتان بگویید که اولین گام چه خواهد بود و آن را بنویسید.
برای خواب بهتر کافی است فهرست کارهای فردایتان را بنویسید
خواب بهتر، دغدغه‌ی بسیاری از ماست و به همین علت، همیشه گوش‌هایمان برای شنیدن توصیه‌ها و تکنیکهای خواب بهتر تیز میشود.
این بار ژورنالِ Experimental Psychology تحقیقی را منتشر کرد که در آن به نقش نوشتن فهرست کارهای فردا در خواب بهتر پرداخته شده بود.
تعداد زیادی از ما آخرین دقایق بیداری را به جستجو در موبایل و شبکه های اجتماعی یا کتابخوانی می‌گذرانیم.
اما گزینه‌ی دیگری هم وجود دارد و آن صرفِ پنج دقیقه زمان برای نوشتن فهرست کارهای فرداست.
طبق تحقیقی که مایکل اسکالین و همکارانش در شماره‌ی ژانویه‌ی ۲۰۱۸ نشریه‌ی Experimental Psychology منتشر کردند، ۵۷ زن و مرد در محدوده‌ی سنی ۱۸ تا ۳۰ سال مشارکت داشتند و به مدت یک هفته، شب‌های خود را در یک لابراتوار خواب گذراندند.
گروه تحت مطالعه به دو دسته تقسیم شدند:
- یک گروه باید پنج دقیقه قبل از خواب، گزارشی در مورد آنچه در روز (یا روزهای) گذشته انجام داده بودند می‌نوشتند.
- گروه دوم باید همان پنج دقیقه را به نوشتنِ کارهایی که قرار بود فردا (یا در روزهای آینده) انجام داده‌اند اختصاص دهند.
در نتیجه‌ی این آزمایش مشخص شد کسانی که کارهای آینده‌ی خود را ثبت میکنند، ۹ دقیقه زودتر به خواب می‌روند.
ممکن است با خود بگوییم که ۹ دقیقه زمان ارزشمندی نیست.
اما اسکالین در مصاحبه‌ای با نشریه‌ی تایم به نکته‌ی مهمی اشاره کرد.
این نوع مطالعات را باید با مطالعه‌هایی شبیه خودشان مقایسه کنیم.
بسیاری از داروهایی که اکنون در بازار به فروش می‌رسند در محیط آزمایشگاهی و در شرایط مشابهی این آزمایش، اندازه‌ی تأثیرشان همین اندازه بوده است
نظم شخصی در پانزده دقیقه (قانون ۱۵ دقیقه)
نه اشتباه نکنید! اگر فکر می‌کنید متمم هم به سراغ راهکارهای کوتاه مدت رفته و معتقد است که عادتی را می‌توان در پانزده دقیقه تغییر داد یا موفقیت را می‌توان یک شبه کسب کرد یا در یک هفته می‌توان تحولی بزرگ آفرید اشتباه می‌کنید. متمم هنوز هم اصرار دارد که تغییری که به سرعت به وقوع بپیوندد به احتمال زیاد، به سرعت هم به وضعیت قدیمی خود باز خواهد گشت.
ما نمی‌خواهیم در پانزده دقیقه نظم شخصی را برای همیشه وارد زندگیمان کنیم. بلکه می‌خواهیم نظم شخصی را به مدت پانزده دقیقه در روز رعایت کنیم.
استعاره‌ای هست که الیور برکمن در گاردین به آن اشاره کرد و خیلی از مربیان حوزه مهارتهای فردی هم به آن اشاره میکنند: «نظم شخصی هم مانند خیلی از مهارتهای دیگر، مانند یک ماهیچه در بدن ماست. فشار زیاد و ناگهانی آن را خسته می‌کند. باید با تمرین‌های کوچک و سبک و تدریجی، آن را برای تحمل بارهای بزرگتر و سنگین‌تر پرورش دهیم».
از اینجا به بعد، یکی از مهم‌ترین اصول مهم نظم شخصی را رعایت کنید: حتماً تا تکلیف یکی از مراحل زیر مشخص نشده، به سراغ مطالعه مرحله بعد نروید.
مرحله اول- فعالیتی را پیدا کنید که میخواهید در روز حداقل پانزده دقیقه به آن اختصاص دهید. ترجیحاً تلاش کنید که این فعالیت ویژگی‌های زیر را داشته باشد:
۱– هر روز مورد نیاز باشد یا هر روز بتوان آن را انجام داد.
۲– انجام آن به خودی خود برای شما خیلی خوشایند نیست (مطالعه چند صفحه کتاب، انجام تمرین‌های متمم، پیاده‌روی و خریدن نان تازه از نانوایی
۳– اگر بعد از مدتی احساس کنید که توانسته‌اید آن کار را به صورت منظم انجام دهید، احساس خوبی به شما دست میدهد و آن را نوعی پیشرفت – هر چند کوچک – در انجام منظم تعهدات شخصی خودتان، میدانید.
مرحله دوم- یک برگه برای ثبت گزارش آن فعالیت اختصاص دهید و در جای مشخصی قرار دهید. این برگه میتواند در کیف شما، روی میز کار شما، روی دیوار اتاق شما یا هر جای دیگر قرار بگیرد. اما مهم است که جای ثابت و مشخصی داشته باشد. خیلی حس خوبی نخواهد بود که پانزده دقیقه کتاب بخوانید و سی دقیقه به دنبال برگه گزارش باشید تا نتیجه را ثبت کنید.
روی برگه چیز زیادی ننویسید. فقط کافی است تاریخ بزنید و علامتی بگذارید که بدانید آن روز، فعالیت مورد نظر خودتان را انجام داده‌اید.
مرحله سوم- این فعالیت جدید را به یکی از عادت‌های فعلی خود مرتبط کنید (مرتبط کنید. جایگزین نکنید!). اگر هر شب قبل از خواب گروه های وایبری را چک می‌کنید، شاید پانزده دقیقه مطالعه کتاب قبل از گشت و گذارهای وایبری ایده‌ی خوبی باشد. به این شکل تمام مدتی که کتاب می خوانید میدانید که بعد از آن، فعالیت لذت بخش گشت و گذار وایبری را خواهید داشت. اگر صبح‌ها همیشه یک فنجان چای یا قهوه می‌خورید (راستی شما چای می‌خورید یا قهوه؟!) شاید پانزده دقیقه مرور کلمات انگلیسی بعد از نوشیدنی صبحگاهی، ایده خوبی باشد.
سعی کنید از میان عادت‌های قدیمی خود، ترجیحاً عادتی را انتخاب کنید که برای شما لذت بخش است. طوری که انجام آن کار، برای شما یک پاداش ذهنی محسوب شود. مثلاً اگر صبح‌ها به یکی از دوستان خود پیامک صبح بخیر می‌زنید و این کار را نه از روی اجبار بلکه از روی عشق انجام میدهید، شاید پانزده دقیقه انجام تمرین‌های متمم و سپس ارسال پیامک عاشقانه، تصمیم خوبی باشد!
مرحله چهارم- یک دوره‌ی چهل روزه به تصمیم خود وفادار بمانید. الان احتمالاً تعجب می‌کنید که چرا از عدد چهل استفاده کردیم. چون معمولاً اکثر برنامه های توسعه مهارتی، یک بازه زمانی یک ماهه را مورد توجه قرار میدهند. آن ده روز دیگر، «روزهای مرخصی» شما محسوب میشود! شما فعلاً – به دلیل تازه کار بودن در مسیر نظم شخصی – می‌توانید ده روز از چهل روز را مرخصی بگیرید. اما بر خلاف سازمان‌ها، لازم نیست از قبل مرخصی بگیرید. بلکه وقتی شب شد و خواستید بخوابید و دیدید که آن روز فعالیت مورد نظر را انجام نداده‌اید، می‌توانید آن را به عنوان مرخصی ثبت کنید.
با این همه سهل گرفتن متمم بر شما، اگر چهل روز بگذرد و شما سی روز، به فعالیت خود عمل نکرده باشید، واقعاً بعید است بتوانید انتظار بهبود جدی در حوزه نظم شخصی از خودتان داشته باشید. مرخصی‌ها را حرام نکنید. آنها را برای روزهای آخر ذخیره کنید. بی دلیل از روی تنبلی، مرخصی نگیرید. همیشه فرض کنید که فردا اتفاقی خواهد افتاد که مجبور خواهید شد مرخصی بگیرید.
نکته آخر – مغرور نشوید! معمولاً در این برنامه‌ی چهل روزه، یک اتفاق عجیب می‌افتد. چند روز می‌گذرد و می‌بینید که چقدر جالب! من پیاده روی روزانه‌ام را منظم انجام می‌دهم. خوب است از همین روش برای یادگیری زبان هم استفاده کنم. تازه می‌توانم گزارش روزانه شرکت را هم به همین سبک بنویسم. حتی بد نیست که مطالعه یک سایت خبری را هم در برنامه ام بگنجانم. در مقابل این وسوسه مقاومت کنید. عادت رفتاری به سادگی تغییر نمی‌کند. ذهن نباید متوجه شود که اتفاق خیلی مهمی افتاده. فشار بیشتر به ماهیچه‌ی نظم شخصی آن را زود خسته و فرسوده می‌کند.
بگذارید ذهنتان به این باور برسد که میتواند به خودش متعهد شود. میتواند یک فعالیت نه چندان خوشایند را انجام دهد و حتی اگر آن فعالیت را دوست ندارد از نظمی که در اجرای آن فعالیت دارد لذت ببرد و احساس غرور کند. فرصت برای توسعه‌ی نظم شخصی در زندگی کم نیست.
اولویت بندی کارها و فعالیت ها | ماتریس آیزنهاور
اکثر ما این ماتریس را می‌شناسیم و روش اولویت بندی فعالیت ها به کمک آن را میدانیم. به همین خاطر، احتمالاً این درس برای شما حاوی نکات چندان تازه‌ای نیست و می‌توانید آن را صرفاً نوعی تأکید و یادآوری در نظر بگیرید.
مدیریت زمان برای بسیاری از ما، به معنای تلاش برای به دست آوردن زمان بیشتر است. به همین علت، زیاد پیش می‌آید که متراکم کار کردن یا کم‌خوابیدن و فعالیتهای متوالی بدون وقت تلف شده را به عنوان نشانه‌ای از توانایی در مدیریت زمان در نظر می‌گیریم.
در حالی که چه بسا، بسیاری از جلسات و فعالیتهای ما، چندان ضروری نباشند؛ یا اینکه برنامه‌ها و اهداف مهم‌تری را در لابه‌لای همین روزمرگی‌های منظم و زمان‌بندی‌شده، به دست فراموشی سپرده باشیم.
اهمیت اولویت بندی کارها در مدیریت زمان
برای اینکه انجام منظم فعالیتهای کم‌فایده را با استفاده‌ی بهینه از زمان برای دستیابی به اهداف مهم اشتباه نگیریم، معمولاً بر این نکته تأکید میکنند که Task Management (مدیریت وظایف) بخش مهمی از Time Management (مدیریت زمان) است و کسی میتواند زمان خود را به خوبی مدیریت کند، که نسبت به اولویت بندی وظایف خود، دقیق و حساس باشد.
استیون کاوی این نکته را به شکل زیبایی بیان می‌کند:
بنابراین، صِرفِ اینکه بگوییم ما در انجام پروژه های خود، در تصمیم‌گیری‌ها، در برنامه ریزی و سایر فعالیت‌هایمان، به مدیریت زمان (به معنای کاهشِ زمان تلف شده) توجه میکنیم، کافی نیست.
ما باید به اولویت بندی کارها و فعالیتها هم توجه داشته باشیم. به این معنی که: آیا در حال حاضر، اساساً به فعالیتِ مناسبی مشغول هستیم؟ یا اینکه با نظم و دقت و رعایت زمان‌بندی، در حال انجام فعالیتی هستیم که اصلاً نباید در این لحظه به آن مشغول می‌بودیم؟
این همان مسئله‌ای است که با عنوان اولویت بندی فعالیتها به آن پرداخته میشود:
اگر هنگام ثبت فعالیتهای خود در سررسید یا برنامه‌ها و اپلیکیشن‌های مختلف (مثلاً تودوییست و واندرلیست یا وان نوت)، آنها را صرفاً پشت سر هم فهرست می‌کنید یا حداکثر، آخرین مهلتِ انجامِ کار (Due Date) را هم ثبت می‌کنید و هیچ نوع دسته‌بندی دیگری به کار نمی‌گیرید، شما هم از جمله کسانی هستید که باید بحثِ اولویت بندی را جدی بگیرید.
متن روش اولویت بندی کارها بر اساس روش ABC یا VEDسربرگ خود را وارد کنید
یکی از قدیمی‌ترین روش های اولویت بندی کارها، شیوه‌ای است که از آن به عنوان تکنیک ABC نام می‌برند. در روش ABC هر کار یا فعالیت، در یکی از سه دسته‌ی زیر قرار میگیرد:
- دسته‌ی A: کارها و فعالیتهای دارای اولویت بالا (Vital)
- دسته‌ی B: کارها و فعالیتهای دارای اولویت متوسط (Essential)
- دسته‌ی C: کارها و فعالیتهای دارای اولویت پایین (Desirable)
گاهی اوقات، به جای ABC از اصطلاح VED (حرف اول سه کلمه‌ای که در کنار هر دسته نوشته‌ایم) استفاده میشود. استفاده از کدگذاری رنگی هم با همین هدف، در بسیاری از برنامه‌ها و اپلیکیشن‌ها در نظر گرفته شده است.
مستقل از اینکه دسته بندی سه‌گانه را چگونه نشان میدهید، فرایند اولویت بندی بر اساس تکنیک ABC، بر رعایتِ نکات زیر استوار است:
در دسته‌بندی شما، تعدادی از فعالیتها هستند که گریزناپذیرند (گروه A یا Vital یا رنگ قرمز یا هر شکل دیگری که برای نمایش آن در نظر می‌گیرید).
تعدادی فعالیت هم وجود دارد که اگر انجام نشوند، اتفاق چندان بزرگ و خسارت‌باری نمی‌افتد؛ نه اکنون و نه در آینده. اما انجام شدن‌شان از انجام نشدشان بهتر است (گروه C یا Desirable یا رنگ خاکستری یا هر شکل دیگری که شما برای نمایش آن انتخاب می‌کنید.
گروه دیگری هم وجود دارد که در این میانه قرار میگیرد (B یا Essential)
هر گاه کار یا فعالیتی را در فهرست کاغذی یا دیجیتال خود ثبت می‌کنید، موظف هستید در همان لحظه‌ی ثبت، دسته‌بندی آن را هم مشخص کرده و ثبت کنید (یا ترجیحاً سه دسته وظیفه را در سه فهرست مختلف ثبت کنید.
در فرصت‌های کوتاهی در پایان روز و هفته، فهرست فعالیتهای خود را مرور کنید و اگر اولویت‌ها تغییر کرده، آنها را اصلاح کنید (قرار نیست اولویت‌ها همیشه ثابت باقی بمانند؛ گذر زمان و شرایط، میتواند اولویت‌ها را تغییر دهد).
البته موارد بالا، صرفاً اصولِ پایه هستند و ممکن است شما بسته به نیاز و سلیقه‌ی خود، اصول و قواعد دیگری را هم به آن بیفزایید.
این نحوه اولویت بندی به هر حال، بهتر از این است که هیچ نوعی از اولویت بندی را در برنامه ریزی و زمان بندی خود به‌کار نگیرید. اما نقد مهمی هم به آن وارد است:
به عنوان مثال، اگر کسی در رابطه با شریک عاطفی‌‌اش با مشکلی مواجه شده باشد و برای پیشگیری از قطعی برق هم، باید قبض صادرشده را همین امروز پرداخت کند، ممکن است هر دو فعالیت را در دسته‌ی A قرار دهد.
اولویت بندی بر اساس ماتریس آیزنهاور (ماتریس اهمیت و فوریت)
ماتریس آیزنهاور ابزار دیگری برای اولویت بندی کارها است که در آن به تفکیک ضرورت زمانی و ضرورت استراتژیک توجه شده است.
علاوه بر عنوان ماتریس آیزنهاور، گاهی نامهای ماتریس استیون کاوی و هم‌چنین ماتریس اهمیت و فوریت نیز برای آن به‌کار می‌رود. چون طرح این ابزار توسط استیون کاوی در کتاب هفت عادت، نقش مهمی در رواج یافتن آن داشته است.
برای اولویت بندی کارها در ماتریس آیزنهاور، پیش از قرار دادن هر فعالیتی در برنامه‌های خود، باید آن را از دو جهت بررسی کنیم:
این کار چقدر اهمیت دارد؟ (Importance)
کارهای مهم، اغلب به هدف‌های ما مربوط هستند.
کارها و فعالیت‌هایی که انجام آنها ما را به هدف‌هایمان نزدیک می‌کند و بی‌توجهی به آنها میتواند مشکلاتی جدی و عمیق، با اثراتی نسبتاً طولانی برایمان ایجاد کند.
این کارها معمولاً به صورت مستقیم یا غیرمستقیم به خواسته‌ها و هدف‌های کلان و ارزش های زندگی ما مربوط می‌شوند.
تأکید بر این نکته نیز لازم است که: به علت شخصی بودنِ هدف‌ها و ارزش‌ها، ممکن است کاری که شما آن را مهم تلقی می‌کنید، ممکن است از نظر فرد دیگری مهم محسوب نشود.
موارد زیر، نمونه‌هایی از کارهایی هستند که می‌توانند برای برخی افراد، اهمیت بالایی داشته باشند:
- ورزش کردن روزانه با هدف حفظ سلامت در بلندمدت
- یادگیری زبان انگلیسی
- مطالعه‌ی درس‌های متمم
- احوال پرسی از پدر و مادر و دیدار آنها
- برنامه ریزی برای آموزش و توسعه منابع انسانی
- مدیریت بحرانی که هم‌اکنون در کارخانه به وجود آمده
- جلسه با مدیرعامل برای متقاعد کردن او درباره‌ی تغییر دیدگاهش نسبت به بودجه ریزی شرکت
- تنظیم تقویم محتوا برای واحدی که مسئولیت تولید محتوا را در یک شرکت بر عهده دارد
این کار چقدر فوریت دارد؟ (Urgency)
این کار یا فعالیت، تا چه حد نیازمند توجه در همین لحظه است؟
آیا اگر همین لحظه (یا در همین لحظات و ساعت‌های پیش رو) به آن توجه نکنم، دردسرساز میشود و تبعات بدی برایم خواهد داشت؟
آیا مهلت زمانی کاملاً قطعی و مشخصی برای این کار وجود دارد که الان هم به آن نزدیک شده‌ام؟
آیا اگر این کار را در این لحظه انجام ندهم، فرصت انجام آن را به‌کلی از دست می‌دهم؟
کارهای زیر، ممکن است برای شما، مصداق کارهای فوری محسوب شوند:
- پاسخ دادن به تلفن‌ها
- پاسخ دادن به ایمیل‌های مدیریت ارشد
- خرید شارژر موبایل (شارژر قبلی گم یا خراب شده است)
- تنظیم پاسخ و ارسال آن برای روزنامه‌ای که دیروز، مطلب نادرستی را درباره‌ی شرکت منتشر کرده است
بر این اساس، می‌توان هر فعالیت را به یکی از چهار دسته‌ی زیر تخصیص داد:
بعد از تقسیم بندی کارها چه کنیم؟
اینکه کارها را به چهار دسته تقسیم کنیم، به خودیِ خود، خاصیت و کارکردی ندارد. مهم این است که بر اساس این تقسیم‌بندی، با کارها و فعالیتهای هر یک از این چهار دسته، به شکل متفاوتی برخورد کنیم.
چارچوب زیر، یکی از رایج‌ترین الگوهای مدیریت فعالیتها در ماتریس اهمیت و فوریت است:
کارهای مهم و فوری
این کارها، بیشترین اولویت را دارند و باید سریع انجام شوند. به عبارت دیگر، از منظر مدیریت منابع، باید منابع خود را پیش از هر چیز، به این کارها تخصیص دهید.
ضمناً به خاطر داشته باشید که هر چه در زمینه‌های زیر بیشتر وقت بگذارید، باید این بخش از فعالیتهای شما، سبک‌تر شود و کارهای کمتری در این دسته قرار گیرد:
- وقت گذاشتن روی مهارت تخمین و برآورد
- تلاش برای تقویت قدرت پیش بینی و نیز تشخیص و تحلیل سناریوهای پیش رو
- افزایش انضباط شخصی و نظم درونی
به عبارت دیگر، بخش مهمی از کارهایی که به سطحِ مهم و فوری می‌رسند، زمانی می‌توانسته‌اند در سطح مهم اما غیرفوری باشند.
اما به علت پیش‌بینی‌ها و برآوردهای نادرست شما یا ضعف نظم درونی (تلاش برای طفره رفتن از آن کارها)، امروز در دسته‌ی مهم و فوری قرار گرفته‌اند.
البته این ادعا الزاماً درباره‌ی همه‌ی کارهای فوری و مهم مصداق ندارد؛ مثلاً با تصادف یکی از دوستان نزدیک شما در خیابان، مجموعه‌ای از کارهای مهم و فوری به فهرست فعالیت‌هایتان افزوده میشود.
با این حال، اگر از مثال‌های خاص در حدی که مطرح شد بگذریم، بی‌توجهی به اولویت بندی کارها یکی از مهم‌ترین عواملِ پُر شدنِ سبدِ فعالیتهای مهم و فوری است.
کارهای مهم ِ غیرفوری
اغلب کارهایی که در زندگی ما ارزش واقعی و ماندگار ایجاد میکنند، در این دسته قرار می‌گیرند.
اگر امروز ورزش نکنید، اگر برای یادگیری خود وقت نگذارید، اگر زبان دوم یا سوم خود را تقویت نکنید و اگر شبکه سازی نکنید، هیچ‌کدام در این لحظه‌ی مشخص، به شما آسیب نمی‌رسانند.
اما در بلندمدت، فرصت‌های بسیاری را از شما می‌گیرند و ممکن است بحران‌های متعددی را برایتان ایجاد کنند.
به همین علت، بلافاصله پس از کارهای مهم و فوری (که باید به تدریج، کم و کمتر شوند) برای کارهای مهمِ غیرفوری وقت بگذارید.
کارهای غیر مهم اما فوری
دو مورد از بهترین برخوردها با چنین کارهایی، تفویض و زمان‌بندی مجدد است.
اگر بتوانید این کارها را به افراد دیگری واگذار کنید، یا اینکه زمان‌شان را جابجا کنید، فرصت بیشتری برای کارهای مهم ایجاد خواهد شد.
مثلاً شاید بشود همکار شما به جای شما در یکی از جلسات کاری شرکت کند (بخشی از جلساتی که مدیران، می‌کوشند اهمیتِ حضور خود را در آنها اثبات کنند، بدون حضور مدیر و توسط نماینده‌ی او، میتواند با همان کیفیت یا حتی با اثربخشی بالاتر برگزار شود.
هم‌چنین اگر کارهای مهمِ فوری و مهمِ غیرفوری شما باقی مانده است، شاید مناسب باشد با یک تماس تلفنی، قرارِ تفریحی خودتان با یک دوست قدیمی را جابجا کنید. با این کار، به تدریج یاد می‌گیرید که برای برخی قرارها و دیدارها کمتر وقت بگذارید و آگاهانه‌تر برنامه‌ریزی کنید؛ تا هر روز مجبور به تماس گرفتن و عذرخواهی و تغییر برنامه نشوید.
کارهای غیر مهم و غیرفوری
چک کردن پست‌ها و استوری‌های دوست و آشنا در اینستاگرام، پیگیری اخبار در زمینه‌هایی که تأثیر مستقیم روی زندگی امروز و تصمیم‌های فردای ما ندارند، وقت گذاشتن برای رسانه‌های زرد و به طور کلی، بخش قابل توجهی از حضور آنلاین ما، در این دسته قرار می‌گیرند.
آیا ماتریس آیزنهاور فقط برای برنامه ریزی فعالیتهای روزمره است؟
ممکن است در نگاه نخست، چنین به‌نظر برسد که ماتریس آیزنهاور، صرفاً برای رهایی از لیست بلند کارهای روزانه (از خرید گوشت و مرغ تا خشک‌شویی و تنظیم ساعت جلسات) مفید است.
اما به این نکته توجه داشته باشید که این ماتریس، یک ابزار عمومیِ اولویت بندی است و میتواند کاربردهای بسیار بیشتری داشته باشد.
- می‌توانید دستورجلسه را – که قبل از برگزاری جلسه تنظیم می‌کنید – به چهار بخش تقسیم کنید و مشخص کنید که هر یک از موضوعاتی که قرار است در جلسه مطرح شوند، در کدام دسته قرار می‌گیرند. با این کار، اگر وقت کم بیاید یا بحث بر سر یک موضوع طولانی شود، بهتر می‌توانید جلسه را اداره کرده و درباره‌ی اولویت‌ها تصمیم بگیرید.
- مدیر یک شرکت در گفتگو با مسئول CRM، زبان مشترک و شفاف‌تری برای طبقه‌بندی درخواست‌های مشتریان و تعریف فرایند برای هر یک از آنها خواهند داشت.
- در یک برنامه‌ی درازمدت (مثلاً با افق ده‌ساله یا بیشتر) هم می‌توان دسته‌بندی چهارگانه را به‌کار برد. البته در آنجا فوری و غیرفوری، در حدِ یک سال و چند سال تعریف می‌شوند و نه دقیقه و ساعت.
- مدیر میتواند با استفاده از این روش اولویت بندی، به منشی یا مسئول دفتر خود آموزش دهد که هر کاری را در چه زمانی و با چه روشی به او اطلاع دهد (مثلاً برای چه کارهایی باید جلسه را قطع کند و برای چه کارهایی، ارسال پیامک یا تماس تلفنی کافی است.
یک تکنیک مفید در برنامه ریزی برای آینده
پیش از این، هنگام صحبت درباره‌ی مدیریت زمان به این نکته اشاره کردیم که مشکلات ما در برنامه ریزی و هدف گذاری و مدیریت بهینه‌ی زمان، می‌توانند ریشه‌های متنوعی داشته باشند.
بنابراین، هیچ‌وقت نمیتوان گفت یک راهکار یا تکنیک برنامه ریزی و مدیریت زمان، میتواند برای همه مفید باشد.
تکنیکی که در این درس می‌خواهیم مطرح کنیم، برای کسانی مفید است که:
- برنامه‌ی خود را بیشتر از ظرفیت‌شان پُر میکنند
- کارهایی که برای دیگران انجام میدهند و قرارهایی که با دوست و آشنا و همکار دارند، بخش قابل توجهی از زمان‌شان را به خود اختصاص میدهد
اگر شما هم از جمله‌ی کسانی هستید که در ابتدای روز یا هفته، می‌بینید که حجم کارهای آن هفته‌ی شما، بیشتر از ظرفیت‌تان است؛ این تکنیک ممکن است برایتان مفید باشد.
فرض میکنیم نه گفتن را بلدید
بخشی از مشکلات ما در برنامه ریزی و مدیریت زمان، ناشی از این است که در مهارت نه گفتن ضعیف هستیم. به این معنا که در عین تراکم و فشار کارها، باز هم نمی‌توانیم به درخواست‌ها و انتظارات دیگران، نه بگوییم و به همین علت، اغلب میبینیم که فرصت و ظرفیت‌مان، برای انجام آنچه به دیگران متعهد شده‌ایم کافی نیست.
با توجه به اینکه درباره‌ی نه گفتن، به صورت جداگانه صحبت کرده‌ایم، در اینجا فرض میکنیم با مهارت نه گفتن آشنا هستید و مشکل را باید در جای دیگری جستجو کرد.
[ درس مرتبط: مهارت نه گفتن ]
ارزیابی نادرست در برنامه ریزی برای آینده
آیا تا به حال به این نکته دقت کرده‌اید که مهارت برنامه ریزی برای امروز و فردا (آینده‌ی نزدیک) با برنامه ریزی برای هفته‌ها و ماه‌های آتی (آینده‌ی دورتر) تفاوت دارد؟
شاید برای شما هم پیش آمده باشد که میخواهید با یک دوستتان برای هفته‌ی بعد یا چند هفته بعد قرار بگذارید.
یا اینکه یک سفر کوتاه تفریحی را برای تعطیلات ماه بعد، برنامه ریزی کنید.
یا اینکه دوستی از شما می‌خواهد که در پنج‌شنبه‌ی یکی از هفته‌های آتی، برای یک مشاوره‌ی کوتاه، به دفترش سر بزنید.
وقتی می‌خواهیم برای امروز و فردا (و روزهای نزدیک) برنامه ریزی کنیم، معمولاً می‌توانیم برنامه‌ی زمانی خود را چک کنیم و بر اساس فرصت‌های آزادمان، درباره‌ی انجام دادن یا ندادن یک کار (متعهد شدن یا نشدن نسبت به انجام یک کار یا برگزاری یک دیدار) تصمیم بگیریم.
اما وقتی مسئله به هفته‌ها و ماه‌های بعد مربوط میشود، معمولاً حس میکنیم که به هر حال، زمان بسیاری وجود دارد و حتماً می‌توان در این میان، فرصتی خالی هم پیدا کرد. در واقع، دور بودنِ زمان، باعث میشود که کارها و فعالیتها و فشارهای آن دوره را نبینیم و به همین علت، با متعهد شدن و برنامه ریزی، خود را در آینده تحت فشار قرار دهیم.
سه سناریوی پیشنهادی دن اریلی هنگام برنامه ریزی برای آینده دور
دن اریلی پیشنهاد می‌کند که وقتی می‌خواهیم برای آینده دوردست برنامه ریزی کنیم و متعهد شویم، سه سناریو را تصور کنیم و بکوشیم با استفاده از آنها، تصمیم بهتری بگیریم و برنامه ریزی بهتری انجام دهیم (در کتاب Irrationally Yours):
اگر همین فردا بود…
به جای این که به خودتان بگویید این قرار، مربوط به چند هفته یا چند ماه بعد است، از خود بپرسید: «اگر این قرار را می‌خواستم برای همین فردا یا هفته‌ی پیش رو بگذارم، حاضر به انجامش می‌شدم؟»
یک پله جلوتر این است که فکر کنید برنامه‌ی فردا یا این هفته‌ی‌تان، کامل پر شده است و آیا حاضرید کاری را به خاطر این قرار کنسل کنید؟ اگر نمی‌توانید در یک هفته، کاری را به نفع این قرار جدید کنسل کنید، احتمالاً با پذیرفتن آن، در آینده برای خود دردسر و پشیمانی ایجاد خواهید کرد و خود را به خاطر این قرار و تعهد، سرزنش خواهید نمود.
اگر نتوانید وقت جور کنید…
سناریوی دوم که میتواند به تحلیل بهتر کمک کند این است که: «با خود فکر کنید برنامه‌ی چند هفته بعد یا چند ماه بعدتان را دقیقاً میدانید و چک کردید و هیچ نوع وقت خالی برای این قرار پیدا نمی‌کنید. چه حسی پیدا خواهید کرد؟»
اگر ناراحت می‌شوید، بهتر است قرار را تنظیم کنید و احتمالاً جایی برای آن پیدا خواهید کرد. در غیر این صورت، بهتر است از همین ابتدا، نه بگویید و متعهد نشوید.
فرض کنید کنسل شده است…
سناریوی سوم این است که فرض کنید اکنون، قرارتان را برای تاریخ موعود گذاشته‌اید. حالا فکر کنید با شما تماس گرفته‌اند و آن جلسه یا قرار یا تعهد را کنسل کرده‌اند. چه حالی پیدا می‌کنید؟
اگر خوشحال می‌شوید، بهتر است از همین الان، چنین قراری نگذارید.