برگزاری ایونت

در این مطلب برایتان از نکاتی مهم درباره برگزاری رویداد گفته‌ایم. چه ضیافت شام برای بهترین مشتری‌هایتان باشد، چه کنفرانس یا ورکشاپی برای مدیران مرتبط با حیطهٔ فعالیت شما، یا همایش رونمایی از کتاب کودکان جدیدی در کتابفروشی شما، یا فقط یک مهمانی برای قدردانی از مشتریان‌تان باشد، برگزاری رویداد راهی بسیار مناسب برای جلب توجه مشتریان جدید، تحکیم ارتباط با مشتریان قبلی و مطرح کردن کسب و کار است.

حتی فکر کردن به برپایی یک مراسم هم می‌تواند باعث استرس و اضطراب در ما شود. بله؛ بخش‌های مختلفی باید با هم همکاری داشته باشند تا یک رویداد برگزار شود؛ اما اجازه ندهید این امر شما را بترساند.

این 9نکته به شما کمک می‌کند که رویداد بعدی خود را به راحتی برنامه ریزی و برپا کنید:

در روز مراسم، تا جایی که می‌شود از قبل آماده باشید، اما این را هم بپذیرید که احتمالا برای همه اتفاقات پیش بینی نشده، برنامه ریزی نکرده‌اید. اگر اشتباهی رخ بدهد، چیزی که بیشتر از همه اهمیت دارد طرز برخورد شما است.

۱. تنظیم هدف برگزاری رویداد

آیا قصد شما جلب توجه رسانه‌های منطقه، معروف شدن، تهیه یک لیست از مشتری‌های احتمالی یا فروش برخی از محصولات است؟ ابتدا هدف خود را مشخص کنید و بعد بهترین راهکار را برای رسیدن به هدفتان انتخاب کنید.

۲. حوزه فعالیت رویداد

این رویداد با چه فعالیت‌هایی برگزار خواهد شد؟ مراسم شما همراه با فعالیت‌های سرگرم کننده، برگزاری کارگاه یا سخنرانی خواهد بود؟ مقیاس این رویداد را بسته به تجربیاتتان طراحی کنید. اگر اولین باری است که یک ایونت برگزار می‌کنید، نیازی نیست کنفرانسی یک روزه برای صدها نفر در تالار یک هتل بزرگ برگزار کنید. با برگزاری یک ورکشاپ یک ساعته در دفترتان هم می‌توانید به خیلی از اهداف مشابه برسید.

3. زمان‌بندی درست برای برگزاری رویداد

برای دستیابی به حداکثر موفقیت، لازم است در زمان بندی رویداد خود دقیق باشید. تاریخ‌های مهم مانند تعطیلات و مناسبتهای سالانه را مد نظر داشته باشید؛ زیرا ممکن است با رویداد شما تداخل داشته باشند. اما نکتهٔ دیگر این است که از این تداخل می‌توانید استفاده کنید و با اشاره به آن اتفاق، مراسم خود را برگزار کنید. مسئله بعدی که نیاز به زمان‌بندی دارد، محاسبه زمان لازم برای رسیدن مدعوین به محل مراسم است. همچنین، باید مد نظر داشته باشید که آماده‌سازی و برگزاری رویداد چه مقدار زمان نیاز دارد.

4. تیم اجرایی‌تان را انتخاب کنید

چه کسی مسئول برگزاری این مراسم خواهد بود؟ چه خود شما و یا چه یکی از کارکنان ارشد، لازم است یک نفر مسئولیت رهبری و برگزاری مراسم را به عهده داشته باشد. این فرد باید تمام مسائل کلی و جزئی را مدیریت کند و دیگران او را در این امر یاری کنند. حصول اطمینان از تفهیم وظایف به شما کمک می‌کند که در مراسم دچار هیچ اخلالی نشوید.

ما در آژانس تبلیغاتی آرمانی با سالها تجربه در برگزاری ایونت های خصوصی ، همایش های دولتی ، کارگاه های تجاری آماده ایم به شما از نقطه شروع خدمات مرتبط با نیاز شمارا ارایه نماییم .

5. پیش بینی کنید

قبل از اجرای رویداد، تمام اعضای اجرایی باید دور هم جمع شوند و قدم به قدم مراسم را بررسی کنند. لازم است همه چیز به خوبی برای دیگران تصویر سازی شود تا تصویر ملموس و دقیقی از وظایف خود داشته باشند. در این بخش می‌توانید تخمین بزنید به چه تعداد نیروی انسانی در بخشهای مختلف این رویداد نیاز دارید.

6. تنظیم بودجه برای برگزاری رویداد

پس از بررسی دقیق جوانب برپایی این رویداد، می‌توانید متوجه مخارج آشکار و پنهان آن بشوید. در این بخش است که در صورتی که نیاز به مخارج بیشتری داشته باشید که از عهده شما خارج است، می‌توانید به تامین آن از سایر منابع هم فکر کنید. بسته به نوع ایونت، تامین یک اسپانسر، بلیط فروشی و یا همکاری با یک شرکت مکمل می‌تواند ایده خوبی برای تامین هزینه‌ها باشد.

7 . به رسانه‌ها خبر بدهید

رسانه‌های محلی برای اطلاع رسانی به دیگران بسیار ضروری هستند. توجه گزارشگران رسانه‌های اینترنتی و سنتی را به این رویداد جلب کنید تا گزارشی مبسوط از این ایونت تهیه کنند. آنها را رسما دعوت کنید تا این مراسم را پوشش دهند. عمومی کردن جزئیات این رویداد می‌تواند به تبلیغ دهان به دهان کسب و کار شما منجر شود.

8. برای برگزاری رویداد باید سر و صدا به پا کنید!

از شبکه‌های اجتماعی برای شناسایی مخاطبِ هدف خود استفاده کنید و به آنها در ارتباط با رویداد خود اطلاعاتی بدهید. می‌توانید پس از اجرای مراسم، اطلاعات و تصاویری دربارهٔ آن در شبکه‌های اجتماعی منتشر کنید و مراحل آماده سازی را به سایرین نشان دهید. حتی می‌توانید از این راه اقدام به جلب مشتری کنید. انرژی رسانه‌های اجتماعی را بالا نگه دارید و در طول برگزاری مراسم هم خبر و محتوای مرتبط منتشر کنید. می‌توانید یکی از کارمندان را مسئول انتشار توییت، عکس و ویدیو کنید، لازم به ذکر است ما در دپارتمان دیجیتال مارکتینگ آرمانی سالهاست با جمع کثیری از فعالین رسانه و سوشال ( بلاگر های حوزه فشن- لایف استایل – غذا – ورزش- واینر . …) در ارتباط هستیم و این یکپارچگی میتواند در کوتاه ترین زمان ممکن شمارا به هدف نهایی برساند.

9. بازاریابی کنید

راهی برای معرفی محصولاتتان به حاضران در رویداد پیدا کنید. کارت ویزیت، بروشور، بن‌های تخفیف یا کارت هدیه، اشانتیون محصولات، مسابقه، و یا هر راه دیگری که آنها را به خرید محصولات یا استفاده از خدمات شما ترغیب کند. یادتان نرود که مشخصات تماس شرکت کنندگان را جمع آوری کنید. این کار به سادگی امکان پذیر است. می‌توانید با استقرار سیستم crm باشگاه مشتریان خودرا ایجاد کنید ، لازم به ذکر است دپارتمان crm آژانس خلاقیت آرمانی به سادگی و در زمانی کوتاه متناسب با نیاز شما این مهم را به سرانجام برساند .

ساختار سازمانی یک ایونت بصورت زیر است:

رئیس ایونت
دبیر ایونت
کمیته اجرایی ایونت
دبیرخانه ایونت

وظایف کمیته اجرائی ایونت :

تعیین وظایف کمیته علمی و دبیرخانه و سایر ارکان ایونت
تعیین مقدار نیازهای مالی و توزیع آن در بین اعضای ایونت
ایجاد هماهنگی و نظم در بین اعضای ایونت
وظایف دبیرخانه ایونت :
تنظیم برنامه اصلی ایونت و تاریخ و محل برگزاری ایونت
اعلان فراخوان ایونت برای دریافت مقالات به کمک کمیته اجرایی
تشکیل دبیرخانه ایونت
تعیین محل دبیرخانه

تدارکات ضروری در برگزاری ایونت :

تعيين دبير علمي
تعيين دبير اجرايي
تعيين محل برگزاري همايش
تصويب جدول زماني (كليات)
تصويب بودجه
تعيين جوايز
تعيين مدعوين اصلي و شخصيتها
تعيين محل اقامت شركت كنندگان
تعيين دستگاههاي مشاركت كننده و همكار
تنظيم كليات مربوط به پوستر همايش
تعيين سخنرانان افتتاحيه و اختتاميه
تصويب كليات مربوط به برنامه هاي جنبي همايش
تنظيم كليات مربوط به ارائه تسهيلات به شركت كنندگان (اسكان، پذيرايي، پرداخت هزينه اياب و ذهاب، هدايا و…)
اطلاع رسانی به موقع ایونت

راههای اطلاع رسانی ایونت :

از طریق دعوت نامه فیزکی و دیجیتال
اطلاع رسانی توسط بلاگر ها در فضای مجازی
از طریق CRM باشگاه مشتریان
تبلیغات در روزنامه ها و مجلات
از طریق تلفن و یا اطلاع رسانی حضوری
پوستر و بنرهای تبلیغاتی
طراحی وبسایت و وبلاگ متناسب با ایونت
اطلاع رسانی از طریق رسانه های خبری

نکاتی که در برگزاری ایونت باید به آنها دقت کرد:

فرم های نظرخواهی در بین شرکت کنندگان توزیع شود و در پایان ایونت نیز دریافت گردد
در ابتداری ورود میهمانان میتوان کاتولوگ هایی با مضمون اهداف ایونت و جدول زمانی و برنامه های ایونت در اختیار شرکت کنندگان قرار بگیرد .
در حین برگزاری ایونت امنیت و نظم و آرامش در سالن برقرار باشد
جایگاه سخنران و مجری باید به اندازه کافی از جایگاه سایر میهمانان بلند تر باشد
میکروفون و بلندگو ها قبلا تست شده و از صحت کار کردن آنها اطمینان حاصل شود
سیستم تهویه و سرمایشی /گرمایشی محل برگزاری ایونت مناسب آب وهوا و شرایط آب و هوایی منطقه باشد
خدمات بهداشتی و سلامتی مناسب در محل ایونت در نظر گرفته شود
امکان دسترسی تمام اعضا به آب آشامیدنی سالم باشد
گرفتن عکس های مناسب و با کیفیت بالا برای مستندسازی ایونت و درج در پوستر های بعدی ضروری است
عکاسان و در صورت لزوم فیلمبردارن تمام سالن را پوشش دهند و فقط روی جایگاه سخنران متمرکز نشوند
صندلی باید به اندازه کافی برای جلوس اعضا پیش بینی شده باشد
برای مهمانان ویژه باید جایگاه خاصی در نظر گرفته شود
کاغذ و قلم باید در اختیار همه شرکت کنندگان برای یادداشت برداری قرار بگیرد
باید قبل از مراسم افراد خوش برخورد برای خوشامدگویی و راهنمایی و انجام امور پذیرایی آموزش دیده شده باشند
میتوان هدایای و لوح های تقدیری برای تشکر از حضور مهمانان در نظر گرفت.

ترکیب و شرح وظایف کمیته اجرائی ایونت

دبیر اجرایی ایونت پس از تعیین و دریافت ابلاغ از طرف ریاست مبادرت به تشکیل کمیته اجرائی می نماید. دبیر اجرائی ایونت افراد متناسب و دارای توانمندی های لازم را جهت عضویت در کمیته اجرائی و شرکت در جلسات دعوت می نماید.

شرح وظایف کمیته اجرایی ایونت :

تنظیم برنامه اجرایی ایونت
تشکیل واحدهای عملیاتی کمیته اجرایی و انتصاب مسئولین مربوطه
تعیین محل برگزاری ایونت و بازدید و بررسی امکانات و کمبودهای احتمالی آن
پیگیری و نظارت بر اجرای کلیه فعالیتهای مشخص شده جهت واحدهای عملیاتی کمیته اجرایی که بطور مبسوط در ادامه ذکر گردیده است

واحدهای عملیاتی کمیته اجرایی:

دبیرخانه، هماهنگی و تبلیغات
انتشارات
تدارکات
تشریفات، روابط عمومی
سمعی و بصری
طراحی و امور سایت

شرح وظایف دبیرخانه ایونت :

دبیرخانه مهمترین جزء تشکیلات اجرایی و کانون رهبری و هماهنگی فعالیتهای اجرایی یک ایونت است اهم فعالیتهای دبیرخانه ایونت بطور خلاصه شامل موارد زیر است:

پیگیری تشکیل جلسات هماهنگی بین برگزارکنندگان و کمیته های مختلف ایونت ، تنظیم صورتجلسات و پی گیری مصوبات

نکات مهم بازاریابی گردهمایی قبل از برگزاری

بازاریابی قبل از برگزاری ایونت از اهمیت فوق‌العاده‌ای برخوردار است. شما باید قادر باشید قبل از برگزاری رویدادتان اطلاع‌رسانی کافی انجام دهید و همه‌ی علاقه‌مندان به رویدادتان را بیابید و آگاه کنید.

۱) توضیحات سریع و صریح:

به طور واضح به موضوع رویداد، زمان، مکان و سخنرانان ایونت خود اشاره کنید. در توضیحات خود به مزایا و ارزشی که شرکت‌کنندگان از این موارد کسب می‌کنند اشاره کنید. توضیحات شما با تائید و نقل‌قول‌های افراد دیگر قابل اعتمادتر خواهد بود.

۲) عکس سخنرانان و لینک شخصی آن‌ها

سخنرانان بزرگ برای جامعه شرکت‌کنندگان شما مانند آهن‌ربا عمل می‌کنند. صفحه ایونت شما باید نام، عکس و اعتبار آن‌ها را نشان دهد.

۴) عکس‌های رویداد:

حتی وقتی لینک مطالب وبسایت را در شبکه‌های مجازی منتشر می‌کنید، عکس‌ها اولین چیزی هستند که دیده می‌شود. عکسی که انتخاب می‌کنید می‌تواند عکسی از لوگو و یا اتاقی پر از مردم با چهره‌های خندان باشد.

۵) ویدوئوهای مربوط به رویداد:

ویدئوهای ساده‌ای از مصاحبه با سخنرانان منتشر کنید. این ویدئوها می‌توانند سریع و حتی با استفاده از چت تصویری گوگل یا اسکایپ ضبط شده باشند. این موضوع، ساده اما بسیار تاثیرگذار خواهد بود.

۶) طراحی مناسب دکمه ثبت‌نام:

دکمه “همین الان ثبت‌نام کنید” را برجسته‌تر نشان دهید، آن را طوری طراحی کنید که به وضوح قابل‌مشاهده باشد ، استفاده از رنگ قرمز یا سبز پیشنهاد میشود .

۷) عنوان موضوع

عنوان‌هایی که اضطراب‌انگیز و یا الهام‌بخش هستند، درصد باز شدن بیشتری در ایمیل‌های ارسالی دارند. مطالعات نشان می‌دهند عنوان‌هایی که محتوای عاطفی کمتری دارند کمتر مورد علاقه قرار گرفته و درصد باز شدنشان هم کمتر است. از عناوینی مانند 10 چیزی که اگر در این ایونت نباشید از دست خواهید داد” استفاده کنید.

۹) ویدئوهای کوتاه:

عکس‌ها و ویدئوهای کوتاه از مصاحبه با شرکت کنندگان را در فضای سوشال مدیا ارسال کنید. این موضوع باعث بهبود درصد دیده شدن میشود .

۱۰) اثبات اجتماعی

اگر بازخوردهای مثبتی از رویدادهای قبلی و یا تائید اعتبار سخنرانان دریافت کرده‌اید، حتما آن‌ها را به عنوان نقل‌قول‌هایی در فضای سوشال مدیا بیان کنید ، این اقدام یعنی تولید محتوا توسط کاربر User-generated Content

۱۱) ارسال‌های مجدد:

برای ارسال چند باره در مورد گردهمایی برنامه‌ریزی کنید. برای رویدادهای بزرگ در مرحله اول، یک ماه پیش از ایونت پیامی حاوی اعلام برنامه شرکت کنندگان و تخفیف‌های ویژه افرادی که زودتر برای شرکت در ایونت ‌ثبت‌نام می‌کنند ارسال کنید.

شبکه‌های اجتماعی قبل از رویداد

رویدادها موقعیت‌هایی اجتماعی هستند. بنابراین شبکه‌های اجتماعی بهترین موقعیت را برای بازاریابی ایونت شما فراهم می‌کنند. در این‌جا به چگونگی ترویج گردهمایی به وسیله‌‌ی رسانه‌های اجتماعی و پست‌های وبلاگی اشاره می‌کنیم.

۱۲) هشتگ‌ها:

برای گردهمایی هشتگ ایده‌آل، کوتاه و منحصربه‌فردی انتخاب کنید؛ و از آن در تمام توئیت‌ها و پست‌های وبلاگ‌تان استفاده کنید.

۱۳) در پروفایل شبکه‌های مجازی خود به صفحه‌ی ایونت لینک دهید:

اغلب در بخش بیوگرافی‌ها در اینستاگرام ، توییتر، فیس‌بوک، یا لینکدین به وب‌سایت خود لینک می‌دهید. اما بهتر است لینک وب‌سایت کلی را تغییر داده و به صفحه‌ی ایونت جدید خود لینک دهید.

۱۴) افراد مرتبط را در فضای سوشال مدیا پیدا کنید:

از جستجوی پیشرفته فضای سوشال مدیا برای پیدا کردن افرادی که به موضوع ایونت شما علاقمند هستند یا در نزدیکی آن منطقه زندگی می‌کنند استفاده کنید.

۱۵) ارسال پیام

فرستادن پیام‌های بیش از اندازه باعث از دست دادن مخاطب های شما می‌شود. بنابراین از پیام‌هایی مناسب با تعداد کم استفاده کنید. بسیاری از این پیام‌ها را می‌توان از قبل برنامه‌ریزی کرد و بعد برای ارسال آن‌ها از برنامه‌های متعددی استفاده کرد. شمارش معکوس: تنها چند روز تا زمان ایونت باقی مانده است

زمان و مکان ایونت را یادآوری کنید
از حامیانمالی خود تشکر کنید (اسپانسرها را منشن کنید)
فقط سخنرانی “امیر آرمانی ” J را خواهم دید. وای! (سخنران را منشن کنید)
شما را در ایونت خواهم دید (شرکت‌کننده‌ی مذکور را منشن کنید)

۱۶) دیگران را فالو کنید:

بعد از فرستادن این پیام‌ها در توییتر چند نفر از افرادی را که شاید به موضوع شما علاقه‌مند باشند را فالو کنید. وقتی شما افرادی را فالو می‌کنید، ممکن است باعث جلب توجه آن‌ها به گردهمایی شوید. بهتر است زمانی شروع به فالو کردن افراد بکنید که از قبل توییت‌های مناسبی پست کرده‌اید.

۱۷) گردهمایی خود را در فضای سوشال مدیا اینستا گرام فیس‌بوک، لینکدین و گوگل‌پلاس به اشتراک بگذارید:

تلاش کنید تصویری که از ایونت ارائه می‌کنید کاملا مشخص و واضح باشد. اسامی شرکت کنندگان را اعلام کرده و آن‌ها را به اشتراک‌گذاری رویدادتان با شبکه‌ی ارتباطی خود تشویق کنید. متن و ویدئوهای جذاب می‌توانند معجزه کنند!

۱۸) صفحه‌ی تشکر برای ثبت‌نام

پس از فرآیند فراخوان ، شرکت‌کنندگان را به صفحه‌ای انتقال دهید و در آن صفحه از آن‌ها تشکر کنید و سپس از آن‌ها بخواهید تا ایونت شما را در رسانه‌های اجتماعی به اشتراک بگذارند. به عنوان مثال از آن‌ها بخواهید که اطلاع دهند در ایونت شما شرکت خواهند کرد.

۱۹) پیامهای خودکار به ثبت‌نام‌کنندگان:

به طور خودکار برای در ایونت شما ثبت‌نام می‌کنند پیامی ارسال کنید و بخواهید تا صفحه‌های شما در شبکه‌های اجتماعی را دنبال کنند. ارائه‌ی هشتگ‌ها را فراموش نکنید.

20) در همه‌ی رسانه‌های اجتماعی فعال باشید:

همانطور که دیدید، فعالیت‌های زیادی در مورد شبکه‌های اجتماعی معرفی کردیم که می‌توانید به هر بهانه‌ای برای ارتباط، اعلام، پست، تویت کردن و لینک دادن از آن‌ها استفاده کنید.

21) مصاحبه‌ی متنی یا تصویری با شرکت کنندگان :

یک هفته قبل از ایونت -مانند مورد ۹ اما این بار به‌صورت متنی- می‌توانید مصاحبه‌ای با سخنرانان خود داشته باشید. ایمیل، بهترین و سریع‌ترین راه برای انجام این کار است. فقط لیستی از سوالات خود را برای آن‌ها ارسال کنید و هر زمان که جواب‌ها از طرف سخنرانان ارسال شد، آن‌ها را در وبلاگ خود منتشر کنید.

همکاری با پارتنرها و دیگران

22) بلاگرها و اینفلوئنسر های حرفه‌ای

اگر بودجه‌ی کافی برای استخدام افراد حرفه‌ای ندارید، می‌توانید با ارائه‌ی پیشنهاداتی و در ازای خدماتی معقول از بلاگرها و اینفلوئنسر های حرفه‌ای بخواهید تا با شما همکاری کنند. قبل از مذاکره، از زمان‌هایی که آن‌ها باید برای ایونت شما صرف کنند و میزان کاری که باید انجام دهند آگاه باشید. لازم به ذکر است ما در دپارتمان دیجیتال مارکتینگ آرمانی سالهاست با جمع کثیری از فعالین رسانه و سوشال ( بلاگر های حوزه فشن- لایف استایل – غذا – ورزش- واینر …) در ارتباط هستیم و این یکپارچگی میتواند در کوتاه ترین زمان ممکن شمارا به هدف نهایی برساند.

23) شام قبل از رویداد

یک روز قبل از ایونت از اسپانسرها ، سخنرانان، تاثیرگذاران و رسانه‌ها برای شام دعوت کنید. این کار فرصتی برای شما فراهم می‌کند تا پیوند نزدیک‌تری با همکاران خود برقرار کنید. ارتباطات شخصی قوی به انسجام بهتر ایونت کمک خواهند کرد ، دپارتمان تشریفات آرمانی با صدها تیم کترینگ پرتابل و دارای استاندارد شمارا در این راستا همیاری مینماید .

24) ارسال به رسانه‌های فعال در فضای سوشال مدیا

بسیاری از صفحات فعال به شما اجازه می‌دهند تا گردهمایی را در فضای سوشال مدیا تبلیغ کنید. فضاهای مناسب را پیدا کرده و ایونت جدید خود را در آن‌جا تبلیغ کنید.

25) ترویج ایونت از طریق انجمن ها و اتحادیه ها:

انجمن‌های تجاری و صنفی ممکن است به شما اجازه دهند تا مطلبی را در مورد ایونت ارسال کنید. اگر ایونت مربوط به مخاطبان آن انجمن‌هاست، از آن‌ها درخواست کرده و در صورت پذیرش، از فضایی که در اختیار شما قرار دارد برای ترویج رویدادتان استفاده کنید. اتاق‌های بازرگانی اغلب خوشحال می‌شوند به ترویج رویدادهای مربوط به مخاطبان آن‌ها کمک کنند؛ مخصوصا اگر سازمان‌دهندگان از اعضای خودشان باشد. بانک اطلاعات تماس بیش از 10 میلیون کسب و کار به تفکیک شهر ، رسته شغلی ، و منطقه فعالیت در دپارتمان دیجیتال مارکتینگ آرمانی موجود است ، جهت استفاده از این سرویس با ما در تماس باشید .

26) اجازه دهید مطبوعات و سرویس های مجازی از این موضوع مطلع باشند:

مجلات ، ماهنامه و … هستند که تمام رویدادهای محلی را پوشش می‌دهند. با یک جستجوی ساده در وب‌سایت‌های خبری می‌توانید آن‌ها را پیدا کنید. دوستانه از آن‌ها بخواهید تا در مورد ایونت شما مطلبی بنویسند. این مطالب می‌تواند یک مصاحبه، گزارش یا خبر باشد. اگر موفق به جلب رضایت آن‌ها شوید، بخشی از مشکل اطلاع‌رسانی‌تان را حل کرده‌اید.

بهینه‌سازی کلمه ایونت برای موتورهای جستجو

ممکن است مردم به جستجوی ایونت شما یا موضوعات مرتبط با آن بپردازند. این دستورالعمل‌ها به بهینه‌سازی صفحه‌ی ایونت شما برای موتورهای جستجو کمک خواهند کرد.

27) آشنایی با نحوه‌ی انتخاب کلمات کلیدی:

اول از همه شما به یک کلمه‌ی کلیدی مرتبط با گردهمایی نیاز دارید. کلمه کلیدی شما باید ترکیبی از موضوع رویداد، خود کلمه‌‌ی “رویداد” و نام شهرتان باشد برای مثال “ گردهمایی آکادمی آرمانی”

28) تگ‌های عنوان و سرفصل:

در عنوان و سرفصل‌های خود از کلمات کلیدی استفاده کنید. بهتر است کلمه‌ی کلیدی شما در ابتدای عنوان قرار بگیرد. به عنوان مثال اگر کلمه‌ی کلیدی شما ” آرمانی ” است ، به عنوان مثال ” زندگی آرمانی ” به زودی برگزار خواهد شد” از لحاظ سئو بسیار مناسب است.

29) رفتارهای سئو پسندانه:

برای این‌که مطالب شما از لحاظ سئو قوی باشند، از مواردی مثل لینک‌های داخلی، لینک‌خارجی، بالت‌ها، و… استفاده کنید.

30) لینک‌های دریافتی:

لینک‌های دریافتی در رتبه‌بندی گوگل اهمیت بسیاری دارند. مطمئن شوید از لینک گردهمایی در صفحات و مطالب دیگر سایت استفاده کنید. این موضوع علاوه بر این‌که بازدیدکنندگان را به سمت ایونت شما هدایت می‌کند، به موتورهای جستجو نیز می‌فهماند که مطالب وبلاگ شما به موضع مرتبط هستند و دیگران نیز آن‌ها را ارزشمند می‌دانند.

نکات مهم بازاریابی در طول برگزاری رویداد

“لایو توییتینگ” در حین برگزاری ایونت ی ک فرصت بی‌نظیر برای ارتقای ایونت است. شرکت‌کنندگان و حتی بقیه‌ی افراد از طریق هشتگ، ایونت شما را پیگیری می‌کنند. بنابراین سعی کنید محتوایی قوی با هشتگ خود همراه کنید.

31) نکات مهم سخنرانی‌ها را توییت یا استوری کنید:

با هیجان به سخنرانی‌ها گوش دهید و درباره‌ی آن‌ها توییت کنید. در همین توییت سخنران مورد نظر را منشن کنید و هشتگ رویدادتان را بزنید.

32) اشتراک‌گذاری تصاویر:

از شرکت‌کنندگان و اتفاقاتی که در طول ایونت رخ می‌دهند عکس خبری گرفته و آن‌ها را در فضای سوشال مدیا به اشتراک بگذارید.

33) برگزاری مسابقات:

اگر هدیه‌ی کوچکی مانند کتاب یا هر چیز دیگر ارائه می‌کنید، از این فرصت برای جمع‌آوری آدرس‌های ایمیل (البته با اجازه‌ی افراد) استفاده کنید و سپس تصاویر مربوط به آن را در شبکه‌های اجتماعی به اشتراک بگذارید.

نکات بازاریابی بعد از رویداد

پایان ایونت به معنی پایان بازاریابی ایونت نیست. بعد از ایونت باید کارهای بزرگی انجام دهید تا بتوانید ایونت بعدی خود را موفق‌تر و بهتر برگزار کنید.

پست‌های وبلاگی برای جمع‌بندی، اغلب آسان و سرگرم‌کننده هستند. شروع به نوشتن کنید و آن‌ها را به عنوان پست‌های مهمان در اختیار وب‌سایت‌ها یا انجمن‌های محلی با محتوای مشابه قرار دهید.

34) خلاصه‌ای از ایونت

این خلاصه می‌تواند شامل نقل‌قول‌های سخنرانان و فیدبک‌های مثبت شرکت‌کنندگان باشد.

35) ارائه‌ی مستند :

می‌توانید متن همه‌ی سخنرانی را به همراه عکس‌ها و اسلایدها منتشر کنید.

36) گالری عکس رویداد:

یک گالری عکس روی وب‌سایت قرار دهید و عکس‌های خوبی که در حین ایونت گرفته‌اید را منتشر کنید. خوبی این کار به جای اشتراک‌گذاری عکس‌ها در سایت‌های اشتراک‌گذاری عکس این است که اولا هر چقدر بخواهید می‌توانید عکس آپلود کنید و اسپم نخواهید بود و علاوه بر این، میزان ترافیکی که به وبلاگ ارسال می‌کنید بیشتر خواهد شد.

37) سخنرانان، اسپانسرها و شرکت‌کنندگان را لیست کنید

با استفاده از CRM به راحتی می‌توانید لیست‌ها را بسازید و آن‌ها را در وب‌سایت قرار دهید. این نوع لیست‌ها به شرکت‌کنندگان کمک می‌کنند تا یکدیگر را پیدا کنند و یکی از راه‌های فوق‌العاده برای بهبود شبکه‌سازی میان شرکت‌کنندگان است.

ارسال پیام بعد از رویداد

پیام تشکری برای شرکت‌کنندگان و دنبال‌کنندگان خود بفرستید و در این پیام خبرهای مهم مربوط به ایونت را ذکر کنید و هم‌چنین لینک‌های مهمی مثل لینک فرم نظرسنجی رویداد، پست‌های وبلاگ و غیره را ارسال کنید.

38) نظرسنجی:

نظر سنجی بهترین راه برای دریافت بازخورد و جمع‌آوری اطلاعات توصیفی مختلف درباره ایونت شما برای استفاده در ایونت بعدی‌ست.

39) از ثبت‌نام‌کنندگان دعوت کنید تا شما را در شبکه‌های اجتماعی دنبال کنند:

شاید برخی از ثبت‌نام‌کنندگان ایونت شما تا کنون شما را در شبکه‌های اجتماعی دنبال نکرده باشند. پس این فرصت را برای ترویج مطالب شبکه‌های اجتماعی خود از دست ندهید.

40) ثبت‌نام‌کنندگان را برای عضویت در خبرنامه و کسب اطلاع از ایونت بعدی دعوت کنید:

برخی از شرکت‌کنندگان شما هنوز عضو خبرنامه‌تان نشده‌‌اند. لینک فرم ثبت‌نام را به‌همراه ایمیل ارسال کنید. این موضوع به بازاریابی ایونت بعدی شما کمک خواهد کرد.

بازاریابی در شبکه‌های اجتماعی پس از رویداد

حال وقت آن است که داستان‌های خود را با مخاطبان‌تان به اشتراک‌ بگذارید، از آن‌ها تشکر کنید و در ارتباط بمانید.

41) ارسال پیام‌های تشکر در فضای مجازی

بعد از ایونت از سخنرانان، اسپانسرها و شرکت‌کنندگان خود تشکر کنید و آن‌ها را منشن کنید تا حتما توییت شما را بخوانند.

42) اشتراک‌گذاری:

یک روز بعد از رویداد، به پیام‌های ارسال شده در توییتر و یا منشن‌ها در پست‌های دیگران دقت کنید. هشتگ‌ها انجام این کار را برای شما آسان می‌کنند. بعد از دیدن توییت‌های جدید، بهترین‌ها را به اشتراک بگذارید.‌

چک لیست اقدامات لازم برگزاری ایونت

چک لیست یا فهرست اقدامات در هر فعالیتی، یک ضرورت برای ایجاد نظم و عامل موفقیت به حساب می آید . یکی از فعالیتهای عمده در روابط عمومی ها که به لحاظ ماهیت و شکل، در معرض قضاوت آنی هم قرار می گیرد، برگزاری گردهمایی ها است. برای برنامه ریزی و برگزاری موفق یک گردهمایی ، وجود فهرست عملیات ضروری است.

عنوان ایونت
نوع ایونت
زمان برگزاری
دبیر ایونت / ریاست ایونت
تعداد کل شرکت کنندگان
ایجاد واحد ثبت نام شرکت کنندگان در ایونت
تبیین و رزرو محل برگزاری ایونت
طراحی و چاپ کلیه امور تبلیغاتی شامل: تهیه دعوتنامه و ارسال به مدعوین، پوستر، لوگو، سربرگ و فولدر
برنامه ایونت
چاپ استند راهنما
استندهای خوش آمد گویی
کارت دعوت افتتاحیه
آماده سازی محل های پذیرایی به همراه سرویس کامل پذیرایی و میهماندار تشریفات
هدیه سنتی ایرانی جهت میهمانان VIP
تهیه و ساخت مولتی مدیا (حاوی اطلاعات مربوط به ایونت و اسپانسرها(
طراحی و ساخت کتیبه و سر در ورودی محل برگزاری
گروه فیلم برداری ویژه جهت ساخت کلیپ
تهیه کلیپ های صوتی و تصویری
گروه فیلم برداری با ادوات کاملاً حرفه ای و تجهیزات میکس و مونتاژ به همراه سوئیچ
ویدیو وال جهت بگ گراند و نمایش تیزر
انتخاب مجری
دیجی . خواننده
سخنران
اجرای نمایشگاه با سازه اسپیس فریم- پانل
سازه های Space جهت بناهای Out door
آماده سازی میز اطلاعات
اور هد پروجکشن
میکروفن (یقه ای- بی سیم(
تلویزیون های پلاسما و LCD جهت تبلیغات
دیتا پروجکشن به همراه پرده نمایش، سازه و نوت بوک
تجهیزات سخت افزاری شبکه LAN و اینترنت
هماهنگی با مبادی ذیربط (اماکن- اتحادیه)
کارت دعوت ضیافت
کارت سینه یا تگ لاین
پلاکارد، بیلبورد و استند
بروشور و بولتن
کنداکتور ایونت
طراحی و ساخت تریبون و یک راند سن (دکور(
تهیه البسه هماهنگ جهت کلیه عوامل اجرایی و تشریفاتی
گل آرایی و آذین بندی، زیبا سازی سالن های افتتاحیه
تأمین نیروی خدمات و نظافت عمومی
تأمین نیروی راهنما
تأمین نیروهای قسمت check side به همراه سیستم های کامپیوتر
تأمین نیروی توزیع هدایا و جوایز
انجام کلیه امور آماری، نظرسنجی عمومی، فنی، کیفی، تکمیل فرم راهبردی و …
تهیه پرچم اسپانسرها جهت نصب در سالن ایونت (تشریفات و اهتزاز- رومیزی(
هماهنگی با اسنپ جهت تجمیع خود رویی در محل
تعیین مجری و اداره کننده مراسم روزهای مجالس
نور پردازی حرفه ای جهت سالن اصلی و نمایشگاه جانبی
سیستم صوتی حرفه ای در داخل سالن ها، کارگاه های جانبی، نمایشگاه و خارج سالن