کوچینگ توسعه فردی در بیزنس آرمانی
(مدیریت زمان قسمت اول)
TIME MANAGEMENT
- مدیریت زمان چیست و تکنیکهای آن کدام است؟
- تعریف کارایی، تعریف اثربخشی و تفاوت کارایی و اثربخشی
- تعریف اهمال کاری چیست؟
- 4.آیا شما هم گرفتار اهمال کاری هستید؟
- انضباط شخصی | نظم شخصی یا نظم درونی چیست؟
- روتین چیست؟ شما چند روتین روزانه دارید؟
- نظم شخصی و فعالیت در زمانهای خاکستری
- ویژگی های یک برنامه ریزی موفق | هدف گذاری کافی نیست
- نظم شخصی و راهکاری برای آشفتگی ذهنی
- برای خواب بهتر کافی است فهرست کارهای فردایتان را بنویسید
- نظم شخصی در پانزده دقیقه (قانون ۱۵ دقیقه)
- اولویت بندی کارها و فعالیت ها | ماتریس آیزنهاور
- یک تکنیک مفید در برنامه ریزی برای آینده
- سریع‌تر رفتن، الزاماً ما را زودتر به هدف و مقصد نمی‌رساند
- تعهد نود و هشت درصدی مستهلک‌کننده است
- راهکاری برای غلبه بر تنبلی و اهمال کاری
- تعریف تفویض اختیار چیست؟
- یکی از اصول تفویض اختیار به کارکنان | استعاره‌ی میمون بر شانه
- با دو شخصیت درون خود چه می‌کنید؟
- اوقات فراغت | آیا باید به دنبال پر کردن اوقات فراغت باشیم؟
- نرم افزار برنامه ریزی روزانه و انجام کارهای شخصی Todoist
- دانلود فایل صوتی اصول مدیریت زمان محمدرضا شعبانعلی
- اپلیکیشن واندرلیست (Wunderlist) برای برنامه ریزی روزانه و پیگیری کارها
- معرفی چند کتاب مدیریت زمان و تکنیکهای آن (+نکات کلیدی)
- کانبان چیست و چگونه میتواند به مدیریت زمان و نظم شخصی کمک کند؟
- جدول برنامه ریزی هفتگی
- مدیریت انرژی در کنار مدیریت زمان
- مدیریت جلسات | نکاتی برای برگزاری یک جلسه کاری موفق
- دیجیتال دیتاکس | رهایی از اعتیاد به شبکه های اجتماعی و اینترنت
- اصول مینیمالیسم دیجیتال
مدیریت زمان چیست و تکنیکهای آن از دید آرمانی Time Management
مدیریت زمان یا Time Management، یکی از دغدغه های مهم بسیاری از ماست.
همه می‌دانیم که ضعف در برنامه ریزی و مدیریت زمان، میتواند مشکلات فراوانی را برای ما ایجاد کند؛ البته گاهی هم به اشتباه، چالش‌ها و مسائل دیگر خود را به ضعف در مدیریت زمان نسبت می‌دهیم.
مهم‌ترین نکته‌ای که در مجموعه درس‌های مدیریت زمان و نظم شخصی خواهیم آموخت این است که مدیریت زمان یک عنوان بسیار عمومی است که میتواند مجموعه‌ی گسترده‌ای از چالش‌ها، مهارت‌ها و مسائل را شامل شود.
بسیاری از کسانی که معتقدند در مدیریت زمان ضعف دارند یا اینکه فکر می‌کنند نیازمند بهبود در مهارت مدیریت زمان هستند، ممکن است مشکلات و چالش‌های دیگری داشته باشند که در نهایت خود را در قالب ضعف در مدیریت زمان بروز می‌دهد.
آیا نیاز اصلی شما، مهارتهای مدیریت زمان است؟
برخی اصطلاحات، این بخت را داشته‌اند که در بین مردم، بیش از سهم واقعی‌شان رواج پیدا کنند و به نظر می‌رسد که مدیریت زمان هم در همین گروه قرار دارد.
خطر رواج بیش از حد برخی نام‌ها و اصطلاحات
دوست روانشناسی می‌گفت: وقتی به حرف‌های مراجعین خودم فکر میکنم، احساس میکنم عمده‌ی مردم، صرفاً دو مشکل جدی را در حوزه‌های ذهنی و رفتاری به رسمیت می‌شناسند: افسردگی و بیش فعالی.
بسیاری از مراجعین در توصیف خود یا دیگری به سادگی اعلام می‌کنند که: «من هیچ مشکل خاصی ندارم؛ فقط افسردگی زندگی من را خراب کرده».
یا اینکه می‌گویند: «دوست / همسر / همکار من، بیش فعال است».
اینکه دو یا چند مشکل را بزرگ‌تر و جدی‌تر از سایر ضعف‌ها و مشکلات ببینیم، ممکن است ما را به سمت یافتنِ راهکار برای یک مسئله‌ی اشتباه سوق دهد.
مدیریت زمان هم تا حدی در گروه همین اصطلاحات قرار می‌گیرد.
توصیه های آرمانی
پیشنهاد ۱: در صورتی که گوش دادن به فایل صوتی مدیریت زمان برای شما راحت‌تر از مطالعه یک مطلب طولانی درباره مدیریت زمان است، می‌توانید به مجموعه فایل‌های صوتی رایگان زیر در مورد مدیریت زمان مراجعه کنید:
دانلود فایل های صوتی آموزش اصول مدیریت زمان و تکنیک های آن
پیشنهاد ۲: ما دوستان بسیاری را داشته‌ایم که مشکل اصلی‌شان اعتیاد به کار بوده و در نهایت، احساس کرده‌اند که نیاز‌شان مهارتهای مدیریت زمان است. اگر فکر می‌کنید که ممکن است شما هم در همین گروه قرار بگیرید، پیشنهاد می‌کنیم مستقیماً به سراغ مباحث مربوط به اعتیاد به کار بروید تا سریع‌تر به هدف خود برسید:
اعتیاد به کار چیست؟ آیا شما هم معتاد به کار هستید؟
چرا دچار کمبود زمان می‌شویم؟
همه ما به یک علت واحد دچار کمبود زمان نمی‌شویم.
پیش از اینکه به فکر مدیریت زمان و حل کردن مشکل کمبود زمان خود باشیم، باید تشخیص دهیم که چرا دچار کمبود زمان شده‌ایم.
در ادامه برخی از رایج‌ترین علت های کمبود زمان را با هم مرور می‌کنیم.
رویاهای بزرگ و هدف گذاری غیرواقعی
برخی از ما به دلیل رویاهای بزرگی که در سر داریم، احساس می‌کنیم به کمبود زمان گرفتار شده‌ایم
وقتی که تصمیم می‌گیریم به یک انسان بزرگ تبدیل شویم. وقتی به غول‌های صنعت و اقتصاد ایران و جهان فکر می کنیم. وقتی می‌خواهیم تاثیری ماندگار از خودمان در حوزه علم و دانش و فرهنگ و هنر به جا بگذاریم. یکی از اولین چیزهایی که به خاطر می‌آوریم محدودیت زمان است. خصوصاً اگر به سن خودمان فکر کنیم و احساس کنیم، تا این نقطه که هم اکنون آمده‌ایم، به اندازه‌ی کافی از عمر و وقت خودمان استفاده نکرده ایم.
ضعف در مهارت تصمیم گیری و اولویت بندی
کمبود زمان ممکن است به دلیل مشکل در اولویت بندی کارها و فعالیت‌ها باشد.
گاهی اوقات، ممکن است احساس کنیم که حجم فعالیت‌ها زیاد است و نمی‌دانیم که بهتر است کدام را به نفع کدام کنار بگذاریم. یا کدام را در اولویت قرار دهیم. من می‌خواهم درس بخوانم و بهترین معدل را در پایان دوره کارشناسی بگیرم. دغدغه‌ی کنکور ارشد را هم دارم و میبینم فرصت کافی برای آن ندارم. شنیده‌ام که پس از دوران دانشجویی فرصت مطالعه خیلی کمتر است و دلم می‌خواهد از همین دوران برای یادگیری و توسعه دانش خودم هم استفاده کنم. از طرفی برای تامین هزینه‌ی تحصیل و همینطور کسب تجربه، کار هم میکنم یا می‌خواهم بکنم. احساس میکنم همه اینها هم در یک اولویت هستند و مهم هستند یا اگر اولویت‌های آنها با هم فرق دارد، دانش یا شجاعت این اولویت بندی را ندارم. امیدوارم از طریق مدیریت زمان، فضایی ایجاد کنم که به همه‌ی خواسته‌های خودم برسم.
شبیه همین ماجرا هم برای مدیری پیش می‌آید که هم می‌خواهد جلسات برون‌سازمانی را با دقت و کیفیت خوب برگزار کند. هم اصرار دارد که بازدیدهای منظم و دوره‌ای در داخل شرکت داشته باشد. هم علاقمند است برای همسر و فرزندانش وقت بگذارد و از سوی دیگر، از دانش و تکنولوژی روز هم عقب نماند.
اولویت‌بندی، مهارتی ضروری اما بسیار دشوار و چالش برانگیز است که در بسیاری از مواقع، ما را ترغیب می‌کند که با استفاده از مدیریت زمان و مهارتهای مشابه، ظرفیت و توانمندی خود را افزایش داده و صورت مسئله را پاک کنیم. به عبارتی، بسیاری از ما فوبیای تصمیم گیری داریم و از کنار گذاشتن گزینه‌ها می‌ترسیم. درست مانند کسی که می‌خواهد با یک میلیون تومان بودجه، یکی از دو اسباب بازی ششصد هزار تومانی و پانصد هزار تومانی را انتخاب کند و چنان در انتخاب دچار تردید میشود که تصمیم می‌گیرد صد هزار تومان قرض بگیرد و هر دو گزینه را انتخاب کند!
ضعف در تفویض اختیار
کمبود زمان ممکن است ناشی از واگذار نکردن کارها به دیگران باشد.
ما خیلی وقت‌ها در واگذار کردن کارها به دیگران، ضعیف عمل می‌کنیم. یا کارها را به شکل نامطلوبی به دیگران واگذار می‌کنیم که در نهایت زحمت خودمان دوچندان میشود. آیا تا به حال شده از کسی بخواهید که برای صرفه جویی در وقت، به جای شما یک پیراهن را برایتان بخرد و جدای از زحمت و منتی که برای شما ایجاد شده، وادار شوید بعداً برای تعویض مراجعه کنید و وقت زیادی را صرف چانه زنی و متقاعد کردن فروشنده به تعویض لباس کنید؟
یا آیا شده است که نامه‌ای را برای تایپ به همکار خود بدهید و ببینید که مدت زمانی که صرف ویرایش و غلط گیری نامه میشود بیشتر از زمانی است که خودتان برای تایپ نامه صرف می‌کنید؟
ناتوانی در تفویض اختیار و واگذاری نادرست و غیرحرفه‌ای کارها به دیگران، باعث میشود که در نهایت بسیاری از ما به این نتیجه برسیم که بهترین روش صرفه جویی در زمان، این است که کارها را خودمان انجام دهیم و از آنجا که به هر حال ، ظرفیت ما در انجام کارها محدود است، نهایتاً احساس می‌کنیم مدیریت زمان، آن کلید طلایی است که میتواند چنین مشکلی را برای ما حل کند.
کمال طلبی نیز میتواند یکی دیگر از دلایلی باشد که ما را نهایتاً به سمت مدیریت زمان سوق داده است.
کمال طلب‌ها یا Perfectionist ها، کسانی هستند که برای هیچ کاری، استاندارد ۹۰ یا ۹۵ از صد را نمی‌پذیرند. آنها استاندارد ۱۰۰ از ۱۰۰ را می‌خواهند. به همین دلیل هر کاری توسط آنها، بیش از زمان معمول طول می‌کشد. نامه‌ای که میتواند در پنج دقیقه نوشته شود، پنج بار مرور و ویرایش میشود و پس از سی دقیقه، با نارضایتی ارسال میشود.
اگر ماشین خود را به کارواش ببرند، دو برابر کارگری که ماشین را شسته، وقت می‌گذارند و دور ماشین می‌گردند تا از نبودن لکه در اطراف ماشین مطمئن شوند.
یک مهمانی کوچک یا سمینار مختصر داخل سازمان، به اندازه‌ی یک عروسی از آنها وقت می‌گیرد و باید تمام جزییات بررسی شود و به دقت مورد توجه قرار گیرد.
طبیعی است که در این شرایط، ممکن است من و شما احساس کنیم که مشکل اصلی ما در مدیریت زمان است و اگر در مهارت مدیریت زمان توانمند شویم می‌توانیم بدون کمبود وقت، کارها را با همان سطحی از استاندارد که مد نظرمان است انجام دهیم.
ضعف در مهارت حل مسئله
حل موردی مشکلات و نداشتن نگاه فرایندی، میتواند دلیل دیگر کمبود زمان باشد.
گاهی اوقات، مسیر کار در تیم ما یا در سازمان ما نادرست است. به جای اینکه مسیر کار را درست کنیم، به صورت موردی مشکلات را حل می‌کنیم.
بستری که در سازمان ایجاد کرده‌ایم، بستری برای فساد اقتصادی است. یا اینکه فرایندها و نظام پاداش و پرداخت، به شکلی است که کارمندان تشویق می‌شوند از زیر کار فرار کنند.
به جای اینکه یک بار ببینیم ریشه مسئله چیست، هر روز وقت ما صرف جستجوی کارمند خاطی و مجازات کردن او میشود.
شاید هم مشکل اصلی ما انگیزه نداشتن است.
وقتی برای کاری که انجام می‌دهیم انگیزه نداریم، آن را کندتر از همیشه انجام می‌دهیم. خیلی وقت‌ها هم، ترجیح می‌دهیم آن کار را در آخرین مهلت مقرر انجام دهیم. در چنین شرایطی، گاهی اوقات مسئله‌ی ریشه‌ای کمبود انگیزه، دیده نمی‌شود و عارضه‌ی سطحی آن، یعنی کمبود وقت، مورد توجه و نظر ما قرار می‌گیرد.
احساس می‌کنیم با بهبود مهارت مدیریت زمان، می‌توانیم انواع مشکلاتی را که در کار و زندگی روزمره خود با آن مواجه هستیم، مدیریت کرده و کاهش دهیم
مشکل اهمال کاری
اهمال کاری و به تعویق انداختن هم میتواند ریشه دیگر کمبود زمان باشد.
گاهی اوقات، مشکل ما واقعاً کمبود زمان و مدیریت زمان نیست. بلکه عقب انداختن کارها به زمان دیگر است. میتوانم امروز پروژه درسی ام را انجام دهم، اما ترجیح میدهم تا حد امکان آن را عقب بیندازم. به هر حال باید مانتوی خودم را به خشکشویی بدهم، اما اگر میشود عصر این کار را انجام داد، چرا حالا؟ چند روز است که میبینم باک ماشین تقریباً خالی شده، اما تا ماشین به گریه و التماس نیفتد و خاموش نشود، ایستادن در صف پمپ بنزین را به زمان دیگری موکول میکنم. در صورتی که مشکل شما اهمال کاری است، شاید قبل از فکر کردن به تکنیکهای مدیریت زمان، بهتر باشد مطلب مرتبط با اهمال کاری را در متمم بخوانید.
ضعف در هنر نه گفتن
دلیل دیگری که بسیاری از ما دچار کمبود زمان می‌شویم، ضعف ما در هنر نه گفتن است.
شاید شما هم از جمله کسانی باشید که نمی‌توانند به سادگی به دیگران «نه» بگویند. به همین دلیل، قسمت عمده‌ای از وقت خود را صرف انجام کارهایی می‌کنند که به دلیل خجالت یا رودربایستی یا دلایل مشابه، پذیرفته‌اند. در چنین شرایطی، تلاش برای بهبود مهارت مدیریت زمان، به معنای بهبود توانایی‌های ما نیست. بلکه گویی می‌خواهیم ظرفیت بارکشی خودمان را افزایش دهیم تا دیگران بتوانند با دردسر کمتری بار بیشتری را بر شانه‌های ما تحمیل کنند.
اگر شما هم خودتان را قربانی این نوع رفتار می‌دانید، شاید مطالعه یکی از درس‌های دوره #مذاکره متمم، تحت عنوان هنر نه گفتن، بتواند کمی اثربخش باشد.
ضعف در مدیریت انرژی
مسئله‌ی دیگری هم وجود دارد که گاهی از چشم ما دور می‌ماند: «ما آن‌قدر درگیر مدیریت زمان می‌شویم که مدیریت انرژی را فراموش می‌کنیم.
مثلاً از خودمان نمی‌پرسیم که آیا واقعاً باید تمام ساعات بیداری خودم را با حداکثر فشار کار کنم؟ یا بهتر است ساعت‌هایی را به تجدید قوا و استراحت اختصاص دهم تا کارایی و عملکردم در کار افزایش پیدا کند؟
فرض کنید یک ساعت برای حل یک مسئله فرصت دارید. آیا واقعاً بهترین روش این است که تمام ۶۰ دقیقه روی همان مسئله متمرکز بمانید؟ آیا بهتر نیست عمداً و آگاهانه، این یک ساعت را به ۴۵ دقیقه کاهش دهید و ۱۵ دقیقه‌ی میانی را به عنوان زمان استراحت در نظر بگیرید؟ آیا در این حالت، شانس شما برای حل مسئله بیشتر نخواهد بود؟
تعریف کارایی، تعریف اثربخشی و تفاوت کارایی و اثربخشی
تعریف کارایی (Efficiency)
کارایی با توجه به میزان منابع استفاده شده برای انجام یک فعالیت مشخص سنجیده میشود و افزایش کارایی – که گاهی در ادبیات مهندسی به آن راندمان هم گفته میشود – به معنای کاهش اتلاف منابع در انجام یک فعالیت است.
بنابراین می‌توان گفت:
- وقتی امروز یک فعالیت مشخص را با منابعی کمتر از دیروز انجام می‌دهید، می‌توان گفت کارایی شما در آن فعالیت نسبت به دیروز افزایش یافته است.
- وقتی یک پروژه را به دو نفر واگذار می‌کنید و یکی از آن دو، این پروژه را با پول کمتر یا در مدت زمان کمتر انجام می‌دهد، می‌توان گفت کارایی بالاتری داشته است.
- وقتی به علت کم خوابی، سرعت فکر کردن یا کار کردن شما کاهش پیدا می‌کند، می‌توان گفت کارایی شما کاهش یافته است.
- صدای نوتیفیکیشن موبایل، باعث حواس‌پرتی و کاهش کارایی فرد میشود.
- اگر هر کس مشغول هر کاری است، آن را کمی سریع‌تر انجام دهد، کارایی کل مجموعه به شکل محسوسی افزایش پیدا می‌کند.
توجه داشته باشید که در تعریف کارایی، مهم نیست که اصل کار، در مسیر درستی انجام میشود یا نه. ما به «میزان مصرف منابع برای همین کار فعلی» توجه داریم
به عنوان مثال، فرض کنید یک کارشناس تولید محتوا استخدام می‌کنید تا فعالیتهای دیجیتال کسب و کار شما را سر و سامان دهد. او بدون اینکه قدرت تحلیل داشته باشد و تشخیص دهد که کدام کار شما درست و کدام نادرست است، همان سبک کارهای قبلی خودتان را با همان کیفیت سابق، اما با هزینه‌ای کمتر (یا سرعتی بیشتر) انجام می‌دهد.
در این حالت می‌توان گفت استخدام کارشناس، کارایی شما را بالا برده است.
همان‌طور که می‌بینید در این‌جا به‌هیچ‌وجه بحثی از درست یا نادرست بودنِ اصل کار وجود ندارد.
تعریف اثربخشی (Effectiveness)
اثربخشی با توجه به میزان همسو بودن فعالیت‌ها با هدف‌های تعیین‌شده سنجیده میشود. بنابراین افزایش اثربخشی به این معناست که فعالیتهای ما، بیش از گذشته با هدف‌هایمان همسو شده است.
در تصویر زیر، هر چه زاویه بزرگ‌تر شود، می‌توان گفت اثربخشی کاهش یافته است.
مثالهای زیر، استفاده‌ی مناسب از اصطلاح اثربخشی را در جمله‌ها و اظهارنظرها نشان می‌دهد:
- استفاده از فضای تبلیغاتی در فرودگاه‌ها برای تبلیغ مواد غذایی، از اثربخشی بالایی برخوردار نیست.
- اگر فرض کنیم هدف از دوره های آموزشی مدیریتی، پرورش مدیران توانمند است، این دوره‌ها چندان اثربخش نبوده‌اند.
- تا وقتی شاخص های کلیدی عملکرد تعریف نشده باشند، ما نمی‌توانیم از اثربخشی فعالیتهای واحد منابع انسانی صحبت کنیم.
چه در زندگی شخصی و چه سازمانی، اثربخشی زمانی معنا و مفهوم پیدا می‌کند که مأموریت، چشم انداز و اهداف تعریف شده باشند.
چون این المان‌ها جهت‌گیری کلی را مشخص می‌کنند و پس از مشخص شدن جهت است که می‌توان همسو بودن اقدام‌ها با جهت‌گیری مطلوب را سنجید و بررسی کرد.
اگر ندانیم چه می‌خواهیم بکنیم، هرگز نمی‌توانیم اثربخشی را افزایش دهیم (اگر چه در همین حالتِ ندانستن و نفهمیدن، می‌توان فعالیتهای فعلی را با کارایی بیشتری انجام داد.
تفاوت کارایی و اثربخشی
یک سوال تکراری و کلیشه‌ای در آموزش مدیریت این است که می‌پرسند: «تفاوت کارایی و اثربخشی چیست؟»
دانشجو هم معمولاً یک پاسخ کلیشه‌ای حفظ می‌کند و تحویل می‌دهد: «کارایی یعنی انجام دادنِ درستِ کار و اثربخشی یعنی انجام دادنِ کارِ درست.»
اما اگر به توضیحات مطرح شده در این درس توجه کرده باشید، حتماً به نتیجه رسیده‌اید که اصل این سوال، چندان معنا و مفهومی ندارد.
کارایی و اثربخشی، به موضوعات متفاوتی اشاره دارند و نمی‌توان آنها را با هم سنجید.
کارایی به مفاهیمی که در مهندسی می‌آموزیم نزدیک‌تر است و در موارد بسیاری می‌توان آن را به شکل کمّی سنجید. اما اثربخشی، نیازمند تعیین جهت است و بسیار بنیادی‌تر محسوب میشود.
اما به هر حال، بد نیست به خاطر بسپاریم که:
دغدغه‌ی کارایی این است که «چگونه همین کارهایی را که فعلاً انجام میدهم، بهتر و با اتلاف کمتر انجام دهم؟»
و دغدغه‌ی اثربخشی این است که «آیا این کارهایی که انجام میدهم، دقیقاً همان کارهایی است که باید انجام بدهم؟ یا باید به سراغ کارها و فعالیتهای دیگری بروم؟»
کارایی و اثربخشی در زندگی شخصی
ما انسان‌ها در زندگی فردی خود، معمولاً گرفتار بازی افزایش کارایی می‌شویم و مسئله‌ی اثربخشی را فراموش می‌کنیم.
مدیریت بهتر زمان، تلاش برای کاهش ساعت خواب، تمرین برای افزایش سرعت مطالعه، پیدا کردن مسیری که ما را زودتر به محل کار یا خانه برساند، انتخاب فروشگاهی که کالاهایش قیمت‌های مناسب‌تر دارند، همگی از جنس بهبود کارایی هستند.
و گاهی ذهن ما آن‌قدر درگیر این نوع بهینه‌سازی‌هاست که فراموش می‌کنیم از خود بپرسیم: مسیر مناسب من در زندگی (شخصی/شغلی) چیست؟ و آیا فعالیت‌هایی که انجام میدهم با آن مسیر، همسو است؟
اینکه برای یادگیری زبان آلمانی، به دنبال نزدیک‌ترین کلاس می‌گردیم، از جنس «تلاش برای بهبود کارایی» است. اما اینکه از خود می‌پرسیم آیا الان اصلاً شرکت در کلاس زبان آلمانی برای من مناسب است، از جنس «دغدغه‌ی اثربخشی» است.
اینکه می‌کوشیم با یادگیری تُندخوانی، کتاب‌ها را سریع‌تر بخوانیم، از جنس «دغدغه‌های کارایی» است. اما فکر کردن به اینکه چه می‌توان کرد تا یادگیری من از یک کتاب، بیشتر و عمیق‌تر باشد، از جنس «دغدغه‌ی اثربخشی» است. شکل عمیق‌تر این دغدغه آن است که از خود بپرسیم: «آیا اساساً مطالعه‌ی این کتاب، برای من مناسب و مفید است
کارایی و اثربخشی سازمانی
بحث کارایی و اثربخشی در سازمان هم، به شکل مشابهی قابل بحث است.
کارها و فرایندهای بسیاری در سازمان‌ها وجود دارد که می‌توان آنها بهبود بخشید؛ سرعت انجام‌شان را افزایش داده و یا اتلاف منابع در آنها را کاهش داد.
همه‌ی این کارها زیرمجموعه‌ی افزایش کارایی قرار می‌گیرند و معمولاً مدیرانی که بیشتر درگیر این نوع محاسبات و ملاحظات هستند، مدیران عملیاتی نامیده می‌شوند.
اما مدیران استراتژیک کسانی هستند که به اثربخشی هم فکر می‌کنند و پیوسته از خود می‌پرسند: آیا اصلاً این کار یا آن فرایند باید اجرا شود؟ آیا نمی‌توانیم منابع‌مان را به کارها و فرایندهای بهتری اختصاص دهیم؟
تعریف بهره وری چیست؟
در تعریف بهره وری (Productivity) می‌گویند که بهره وری، حاصل‌جمع کارایی و اثربخشی است.
اما باید به خاطر داشته باشیم که این دو پارامتر از یک جنس نیستند و نمی‌توان آنها را با هم جمع کرد. همان‌طور که امکان ندارد قد و وزن یک نفر را با هم جمع کرده و به عنوان یک شاخص اعلام کنیم.
بنابراین جمله‌ی بهره وری حاصل‌جمعِ کارایی و اثربخشی است بیشتر یک جمله‌ی نمادین محسوب میشود.
به عبارت دیگر، وقتی از افزایش بهره وری سخن می‌گوییم منظورمان این است که در تلاش هستیم که هم در حوزه کارایی و هم در حوزه اثربخشی، بهبودهایی را ایجاد کنیم.
رابطه‌ی مباحث کارایی و اثربخشی و بهره وری با مدیریت زمان
با توجه به توضیحاتی که تا این‌جا ارائه شد، باید خودتان حدس زده باشید که چرا بحث تفاوت کارایی و اثربخشی و موضوع بهره وری در درس مدیریت زمان مطرح شده است.
رویکرد رایج در آموزش مهارت مدیریت زمان این است که راندمان و کارایی ما را افزایش می‌دهد و به ما کمک می‌کند که همان کارهای قبلی را بهتر انجام دهیم.
در حالی که گام صفر مدیریت زمان این است که ببینیم اصلاً چه کارهایی را باید انجام دهیم و چه کارهایی را بهتر است انجام ندهیم.
به همین علت، شاید بهتر باشد به جای مهارت مدیریت زمان (Time Management) که اصطلاح رایج و شناخته‌شده‌تری است، به خاطر بسپاریم که ما در پی افزایش بهره وری (Productivity Improvement) هستیم